电子公文传输系统-用户场景
定位
以下为《党政机关电子公文系统建设规范》(GB/T 33482-2016)中有关电子公文交换系统的描述。
- 提供安全传输机制和统一的交换接口，实现电子公文跨系统交换的信息系统。
- 电子公文交换系统应支持电子公文处理系统间或收发文单位之间的电子公文传输。
- 使用电子政务内网交换体系进行公文交换的,遵循电子政务内网的相关要求。
- 电子公文交换系统应支持电子公文处理系统与交换系统间和不同交换系统间的文件传输,上述传输应遵循GB/T33479-2016的相关要求。
- 交换系统应具有日志功能,对报文受理、送达等过程记录日志,并提供相应查询功能。
以下为百度百科中有关电子公文传输系统的描述。维基百科、MBA智库等百科均未发现关于“电子公文传输系统”的描述。
电子公文传输系统就是利用计算机网络和安全技术，实现政府部门与部门之间、单位与单位之间政府红头文件的起草、制作、分发、接收等功能，以现代的电子公文传输模式取代传统的纸质公文传输模式。公文经过计算机排版，制作成含有红头和公章的电子公文文件，经过加密，通过计算机网络直接发送给接收方，接收方通过解密处理，还原得到内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后用彩色打印机打印出含有红头和公章的公文。整个过程都是通过计算机监控在政府专用网络中进行的，从而大大缩短了公文传输的时限，并有效地提高了公文的安全性能。
对比以上两种解释，《党政机关电子公文系统建设规范》更具权威性，且其对电子公文交换系统的描述更契合题目要求，故此说明书将前者作为基本需求，前者作为额外需求。
按照4W1H原则(Who,When,Where,What,How),分析出以下用户场景。
1.人(Who)
宏观上，Who是各级政府部门。考虑到不同行政等级间的公文传输传输，传输系统应当能够满足不同级别单位的发文要求，如红头文件与公章处理等。
微观上，Who是各级政府办事员或秘书。故应当考虑到跨年龄的易用性，传输系统应使用简明通用的操作逻辑，可提供在线说明书与在线客服。同时为了保证安全性与简便性，应当在一定的行政区域内设置高等级的管理员用于监管、帮助次级用户进行公文传输。
2.时间(When)
面向公文，When应为公文发送时间、公文修改时间、公文接收时间、公文受理时间、公文回执时间等。
面向用户，When应为公务员的工作日时间。考虑到部分岗位的特殊需求，传输系统应时刻开放，并提供定时发送等功能。
3.空间(Where)
宏观上，Where应为政府机关内的传输网络，应当提供统一的交换接口，遵循电子政务内网的相关要求，提供传输加密解密、政府网络监控等功能。
微观上，Where应为办公室内的计算机。由于产品使用范围广，需要充分考虑对不同性能、配置机器的兼容性。如产品以软件形式呈现，在操作系统上应首先考虑对Windows 7、Windows XP及更早版本计算机系统的兼容性。如产品使用网页形式进行呈现，网页应当适配当前机关普遍使用的IE内核。考虑到安全性与简便性，可提供断电自动保存、断网重新登录、公文打印等功能。
4.事件(What)
What是不同部门、单位间传输公文，应当考虑安全性。需要在传输过程中进行加密与解密处理，还涉及对上行文、平行文、下行文、联合行文等不同等级公文类型的传输处理。
5.方式(How)
How是不同部门、单位的办事员在发送、接收、处理公文，应当考虑高效性与简便性。可提供面向不同单位定制模板，面向个人定制设置。