总结出现问题的原因，很多时候我们都归结为沟通出了问题。或时效性太差、或内容不够完整、或转述理解有误……有效的沟通对于企业管理来说，不止是提升工作效率，对于企业改善管理流程、建立预警机制、实现内部信息的安全共享都有重要作用。
有效沟通包含四个特征：即时、完整、系统、安全。只要把这四个方面都包含在与团队成员沟通中，企业沟通机制就能高效运行起来。
1、即时
速度是效率的第一要素。高速运转中的企业，随时都有大量动态信息需要传递。一条会议通知、一个项目提醒、关于某个话题的讨论，共享一份文件，所有这些都需要一个能够快速做出反馈的信息工具平台。
2、完整
完整是成果的保障，只有在信息完整的情况下，我们才更容易对事件做出判断决策。今目标完整保留了信息的来龙去脉，无论是会话记录、工作日志、备忘消息都将完整的存储下来，并可通过搜索工具，查询和整理。
3、系统
让一条信息发挥出最大价值，不仅要求完整性，还要将其他相关联的信息一起拿来参考，今目标自动存储和检索工具还只是促进有效沟通的第一步。在平台上，我们可以使用“主线”功能将碎片式的信息整合起来，呈现完整的业务场景，再零散的信息，都将组合发挥最大作用。
4、安全
沟通信息的安全性是所有使用互联网产品用户都会首先考虑的。共享信息的安全性其实包含两个层面，一是技术上，采取加密、备份等方法。另外最重要的是从企业内部做起，对于沟通信息加强职务权限的控制，即做到哪些信息需要公开共享、哪些资料可以下载使用、哪些信息又只供公司高层查阅，从企业职务权限上对沟通信息加强安全管理。
所以对于企业来说 ，一个简单的IM（即时通讯）工具是不够的，企业内部高效沟通一定需要集中多种沟通工具，实现信息的整合管理。