文档管理控制着组织中文档的生命周期――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。尽管管理意味着组织严密的信息控制，一个有效的文档管理系统将影响组织已有的文化。你使用的文档管理工具应该具有弹性，允许你牢固的控制文档的生命周期已满足企业的文化和目标，但也让你实现一个松散的结构化系统如果它更适合你的企业。
一个设计良好的文档那个管理系统促进更加容易的查询与共享信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文档生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文档处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。
文档管理系统的要素：
一个有效的文档管理解决方案详细说明：
1、什么类型的文档和其他内容能在一个组织中被创建
2、每一中类型文档使用什么模板
3、提供给每一种类型文档的元数据是什么.
4、在文档生命周期的每个阶段在哪里存贮文档
5、在文档生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档
6、作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文档？
7、对文档应用什么策略以使得与文档有关的动作被审核，文档被正确的保存或销毁，以及组织重要的内容被保护。
8、在它们生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文档如何被转换？
9、作为公司报告文档被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针。
MOSS2007包含实现所有文档管理这些问题的特性。为确保信息工作者利用这些能力而不用离开他们日常操作和熟悉的工具，Office2007中的应用如Outlook、Word也包含支持文档生命周期每个阶段的特性。
文档管理控制着组织中文档的生命周期――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。尽管管理意味着组织严密的信息控制，一个有效的文档管理系统将影响组织已有的文化。你使用的文档管理工具应该具有弹性，允许你牢固的控制文档的生命周期已满足企业的文化和目标，但也让你实现一个松散的结构化系统如果它更适合你的企业。一个设计良好的文档那个管理系统促进更加容易的查询与共享信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文档生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文档处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。