工作流概念诞生于管理的需要
工作流起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序的活动提出的一个概念。目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目标。
计算机技术实现工作流管理的自动化
现代计算机技术实现了工作流管理系统，是支持企业经营过程高效执行并监控其执行过程的计算机软件系统。工作流管理软件类似电脑桌面操作系统，操作系统驱动电脑各部件协同运转，工作流管理软件则驱动业务过程自动有序进行。
根据应用需求选择工作流软件
随着客户的需求、互联网的普及以及企业网络的不断升级完善，基于互联网的应用需求逐渐爆发出来，尤其是外包、全球化办公等业务模式的出现，使得多人、多组织通过协同完成一个工作的需求非常大。这之中的很多需求是传统的以信息处理功能为主的软件产品无法实现的，这正是工作流应用软件的用武之地。
l 发展的需求
各个行业需要由粗放型经营向精细型经营过渡。企业信息化的重点开始从关注结果的信息管理转向关注业务过程的流程管理。比如深圳邮政在客户服务管理方面，由原来关注服务结果转向关注服务过程，服务过程的精细化管理落实了各级服务人员的责任制度、优化重组了服务流程，提高了服务响应速度和服务质量，客户满意度得到显著提高。
我国“十一五”企业信息化的总体目标朝着协同商务、系统集成和企业创新的方向努力。随着信息与通讯技术的普及应用，广泛意义上的以人为中心的协同应用模式将被进一步推广。在企业发展壮大的过程中，业务流程的变革，表单需求的调整，人员职责的变化都是潜在的需求。这要求工作流软件系统要有良好的扩展性能和灵活的配置性能。
- 地域需求
国内大公司跨地域发展，分支机构众多。中国企业国际化步伐加快，开拓国际市场，海外分支机构不断成立。跨地域甚至全球化的协同事务处理，必然选择具有工作流核心技术支持的协同管理软件。跨地域应用的需求，必然要求软件系统便于维护，要求最低的维护成本，而且要求易于使用，减少培训成本。因此基于互联网应用的浏览器/服务器模式的工作流系统应成为首选。比如广东邮政OA项目在选型之初就明确在省局机关和全省21个地市邮政局及下属机构推广，地域涉及广东全省的行政区域。该项目就明确要求工作流系统要支持互联网和邮政广域网应用。
- 规模需求
大中型企业和政府组织机构庞大，部门众多，地域分布广，协同工作的需求最为迫切。大规模应用工作流的需求是非常明确的，这就要求工作流软件系统具有较高的可靠性能和大规模并发处理能力。
- 行业需求
工作流软件应用的行业领域非常广泛，主要有能源业、制造业、商贸业、服务业、高科技业、行政事业等社团组织。
但是那些行业信息化程度较高、IT软件和应用比较普及的行业，今后对于工作流应用软件的需要将会放量增长。行业需求也呈现多样性，甚至一些咨询公司、物业管理公司、房地产公司也纷纷开始选择工作流应用软件。比如深圳市安信达信息技术有限公司推出的ERP .Net解决方案就嵌入了ePowerFlow工作流系统。在IT服务管理领域，以ITIL为理论基础，以ePowerFlow工作流为核心的ITSM软件，为IT服务管理提供了最佳实践方案。
- 功能需求
工作流平台软件是各种工作流应用软件运行的基础。协同管理对各个方面都有所涉及，其中有普遍性的需求是对不同部门的信息共享(88.37%)、跨部门的文件流转(86.63%)、日程控制和管理(73.84%)这三方面。其他功能需求主要是针对行业应用的，比如费用报销审批控制、领导任务督办、客户服务跟踪、IT服务事件管理、商务订单跟踪、物流快递单证跟踪等等。这些功能需求在工作流平台系统是不会提供的，都需要在工作流平台之上进行二次应用开发。这属于业务应用层面的需求，和工作流技术本身没有关系。
- 应用集成的需求
现在用户越来越需要集成化的解决方案，不关注具体工具而关注整体应用。由于用户的组织越来越扁平化，业务过程的监控需求变的迫切，非常希望有协同应用的支持。一个好的工作流软件产品必须考虑到用户的实际状况，包括企业的实际需求、潜在需求、IT运用能力等方面，片面追求功能的大而全和技术的先进性没有必要。
工作流应用软件的发展，不仅为用户提供了协同应用的功能，而且可以帮助用户在工作流平台的基础上将其他分散的企业业务系统整合起来，获得互动和整体的效益，通过工作流平台作为枢纽，真正解决信息孤岛问题，形成一个紧密联系的整体。
以ePower事件管理系统为例，它是一个人机结合的系统，能够将所有的工作事务以工作流为引擎驱动起来，形成多事务、多人员、多部门、多组织的协同互动。工作流是其最为核心的功能组件，在任务跟踪、公文处理、档案管理、会议通知、费用报销、订单管理、服务事件跟踪等部分被广泛调用。同时，该软件将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类工作流程，以工作流管理思想为基础，构建行政与业务管理信息系统。
IT应用成功的企业，能够清楚理解IT技术创造出的竞争优势，先期进行投入，获得先进IT所创造的商务优势，短期获得投入回报。
用Demo来检验需求的满足度
中国有句俗话“是骡子是马拉出来遛遛”，软件DEMO是选型过程常用的方式。为考察工作流软件系统的高效率和灵活性，应拿出一个现有的业务表单和业务流程，由开发商制作实现。这样有针对的DEMO，比看开发商放电影似的秀产品更加可信。
看成功案例说话
选择一款工作流系统软件，需要考察它的成功应用案例。一般来讲，一个投入实际应用的工作流系统，必然要经历各种运行考验。特别是大规模应用的成功案例，组织结构庞大，用户数量众多，业务流程复杂，系统负载和压力很大，能够顺利实施而且长期稳定运行，足以说明该工作流软件系统的高可靠性能和强大的适应性能。如ePowerFlow工作流系统在广东省邮政局全省邮政OA应用项目，广东邮政省局各机关和全省21个地市邮政局，超过10000用户投入使用，ePowerFlow表现出卓越的性能，经受住非凡的考验。
选择高性价比的软件
在选型过程中，并不是功能大而全的工作流软件就是最佳选择。国外品牌工作流产品一般价格高昂，实施费用也非常高。对国内绝大多说用户来说，选择高性价比的工作流产品才是最好的选择。国内工作流软件有着贴近用户需求，本地化实施和本土服务的优势，又有明显的价格优势。随着产品的完善和质量的提高，相信国内厂家完全有能力为中国企业流程管理信息化提供高性价比的工作流产品和应用解决方案。
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