业务蓝图首先要确定一份明确的愿景,准备一份清晰的系统愿景,确保其支持组织的使命,并将其直接分发给参与项目的每个人。然后就是业务流程的概念:
业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动; 业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门; 业务流程能够贯穿始终地反映经营情况。了解业务流程后就要去画流程图:流程图是一种工具,可用来了解、分析和归档公司的流程和活动,帮助确定改善机会。 一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。
对于流程图的绘制,起始点、终止点和客户应该清楚和一致,输入和输出应当尽可能量化,为每一个任务框标明负责的人员和部门,为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围,做到对流程不熟悉的,不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图,详细程度应达到足以识别无效率的活动。
通过阅读相关章节,我总结了一些流程图的绘制技巧:建议的步骤: 从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程(比如,子系统) 确定每个子系统的开始和结束(保持重点) 确定关键输入和输出 按步骤进行每个关键业务子流程 节约时间: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面 采用标准的流程图符号 在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会 认定流程的准确性。
下面举一个课堂练习的实例:
住户到一门市办理业务,若进户及更户要求,可在一门市直接办理,以更新物业管理基本信息,其他业务需求要制作管理签报,连同各种相关材料送管理处处理; 管理处3天内完成核实情况工作,制作售房登录表后,送资料室; 资料室3天内完成核对和整理,将签报送经理室,售房登录表送电脑房; 经理对签报报表进行审核,若不同意,退回资料室,并当天返回管理处,以补充规定有关材料或向住户说明不批准原因;同意的材料,由资料室在2日内完成注记工作,开租赁凭证后送一门市; 电脑房收到资料室传来的售房登录表后,2日内制作完成售房计算表送一门市; 一门市2日内填写售房合同,等待住户签定合同,将合同交住户付款; 住户凭付款凭证办理退房等相关业务,结清租金; 办结完成后,一门市将资料送至管理处,由管理处制作动态签报,送资料室; 资料室3天内完成整理所有资料的工作,报经理室,经理室3日内审批后送记账室,更新物业管理基本信息,所有信息由统计员制作各种报表以备相关人员查询打印。