需求规格说明的作用主要体现在如下几个方面：
（1）需求规格说明是软件设计和实现的基础（2）需求规格说明是测试和用户验收软件系统的重要依据（3）需求规格说明能为软件维护提供重要的信息。
作用（1）和（2）是需求规格说明在软件开发中所起的重要作用，作用（3）是在软件维护中所起的作用。当然，需求规格说明对其他方面也产生一定影响，如对软件开发项目的规划，软件价格的估算等。
通常，一个软件系统能否满足用户要求，主要是用户的需求能否全部反映在需求规格说明中。因此，需求规格说明对其他方面也产生一定影响，如对软件开发项目的规划，软件价格的估算等。
需求规格说明是用户与软件开发方对将要开发的软件达成的一致协议的文档，或称“技术合同”。当需求规格说明经过严格的审核，在用户与软件开发方均认可后，就形成了“基准”的需求规格说明。在理想的情况下，“基准”的需求规格说明双方必须遵守，不允许修改。不过，由于完整和精确地描述用户需求并不是一件容易的事情，再加上用户需求可能由于某些特殊的原因而发生变化，这就需要双方通过协商后，修改“基准”的需求规格说明，从而形成新的需求规格说明。
需求规格说明具有以下特性：（1）正确性（2）无含糊性（3）完整性（4）一致性