1.用“90分钟计划”提高个人效率
2011-04-20 11:14:50 来源: 网易财经 有1人参与 手机看新闻
差不多十年来，我每天工作的第一件事是集中精力工作90分钟，完全不被打断，做前一天晚上我想好的、第二天面临的最重要的工作。90分钟之后，我休息一下。
为了做到这一点，我工作的时候关掉电子邮件，关掉电脑上所有的窗口，把电话转到语音邮箱。
在这90分钟里，我通常能完成更多的工作，工作成果也更令我满意，比这一天剩下的时间里任何同样长的时段做得都更好。有时要完全集中注意力90分钟挺难的，但是我总是给自己定一个明确的停止时间，这样做起来更容易。
我开始这项练习，是因为很久以前我就发现我的精力、意志力、集中注意力的能力，随着一天时间的流逝变得越来越差。那些被我推迟的、有挑战的工作最后都没有做，而恰恰是这些最困难的工作能产生最大的持久价值。
我是在写一本书的时候发现这一点的。那时，我已经写了三本书。写每本书的时候，我都像完任务一样从早上7点到晚上7点一直坐在书桌前。
回想起来，我想办法逃避写作的时间比真的在写作的时间要长。我花了太多的时间列清单、回邮件、接电话、整理书桌、反复整理本已很有条理的文件夹。
那些日子我什么也没写出来。非常让人沮丧。
让这个做法获得成功的关键是非常精确地、有意地、在具体的时间去做，这样最后它变成一种自然而然的习惯，不需要花费太多精力和自制力，就像你每天晚上要刷牙一样。这也是我目前在我的公司The Energy Project所从事工作的关键。
我写第四本书的时候用的就是这种方法，后来在我需要完成其他重要事情的时候，也用这种方法。这种方法极大地提高了我的效率。我写第四本书花费的时间，是我写前三本书的任何一本的二分之一。
不写书的时候，我也会在前一天晚上就想好第二天我要做的工作，因为我不想在我坐下来开始工作的时候才去想我该去做什么。
我对“重要工作”的定义，是我认为任何能增加最持久性价值的工作。用史蒂文·科维（Steven Covey）的话说，常常就是那些“重要而不紧急”的挑战，那些我们一再往后拖延的工作，而我们往往更愿意去做那些更紧急、更容易完成、能更快带来成就感的事情。
我给自己设定一个确定的、具体的开始工作的时间，不然的话，我会一直往后拖。“再等一下，”我会对自己说，“我回完这封邮件就去做。”不知不觉中，我已经回了十来封邮件，而这时，又来了几封新邮件，等着我去回。
找个借口不去做困难的工作简直太容易了。
我把工作时间设定为90分钟，是因为调查表明，不管你做什么事情，身体所能承受集中注意力的最佳时限就是90分钟。佩雷兹·拉维（Peretz Lavie）和其他研究者发现的“次昼夜节奏”支配着我们的精力水平。
在这90分钟的过程中，特别是当我们高度集中注意力的时候，我们的精力从一个相对高的水平滑落到一个生理低谷。
我们很多人很不明智地训练自己忽视身体提醒我们需要休息的信号——难以集中注意力，躁动不安，烦躁易怒。我们想办法用咖啡因、糖以及自身的压力激素——肾上腺素、降肾上腺素和糖皮质激素——来消除这些信号。这些东西短时间里能让我们精神大振，但是也会让我们过度兴奋。
我有意地遵循我身体的自然节奏，我学会了倾听它的信号。当我注意到这些信号出现的时候，通常意味着90分钟的时间到了。这时，即使我感觉状态正佳，我也休息一会儿，因为我知道，如果我不休息的话，在这一天的晚些时候，我会付出更大的代价。
我并不是每天都能做到这一点，但是这个简单的练习已经改变了我的生活。
尝试这种方法一星期。回来这里告诉我你发现了什么。我相信你一定会很吃惊。
文章来自哈佛商业评论网http://www.ebusinessreview.cn 原文地址http://www.ebusinessreview.cn/articledetail-63143.html
2.借助GTD工具减轻生活压力
这几天阅读了尽管去做 - 无压工作的艺术(Getting Things Done - The Art of Stress-free Productivity)，并且按照上面的理论，试用了一些GTD工具。下面是自己的一些心得体会。
GTD工具选择
工欲善其事，必先利其器。一个得心应手的GTD工具简直是GTD的关键。
由于自己长期在Linux下工作，只是在家中时有时会使用Windows系统，所以Windows平台专有的桌面程序（如：Outlook）肯定不能用。
经过仔细比较，最终选择了两个Web GTD工具：Google Calendar 和 Remember The Milk，另外加纸和笔。
Google Calendar自己已经使用已久，仍然继续将一些会议，活动等记录在上面。其他无法确定日期的活动使用RTM来记录。
值得一提的是RTM，工具中很多非常人性化的创新设计，界面简单，尽得web2.0的精髓。同时支持iGoogle，Google Calendar，Gmail，Mobile，Offline access，Twitter等。多种提醒功能，和手机通讯，和twitter通讯等。
Google正打算在Gmail中增加Task管理，在Lab中已经有了Task plugin，经过试用，可以满足简单的要求，但是跟RTM还有一定的差距。
自己之前一直靠笔记本和圆珠笔来记录todo list。使用RTM有很多好处：
- 修改容易，再也不需要当一个笔记本用完后，将todo list在新的笔记本上重写一次。
- 查看和搜索容易：RTM的界面工具真的很人性化。
- 不需要随身携带。
但是Web GTD工具还是无法完全取代纸和笔的，纸和笔依然在我的生活中发挥着特别大的左右。这可能是因为自己不喜欢用手机等移动设备：认为移动设备的输入效率太低。或许当移动设备的可用性达到可以取代纸和笔后，世界才能真正实现无纸办公。
一些紧急的事情或者突发的奇思妙想都要借助于纸和笔，然后再看情况是否整理到Google Calendar和RTM上。
GTD实施过程
GTD实施的关键是坚持和不断改进。自己会在每天早上花几分钟浏览todo list，确定一天要完成的事情，将其标识我Priority 1，然后依次将其完成。
在工作的过程中产生的新的无法立刻解决的问题，我会用笔记下来，或者直接加入RTM，以免忘记；但是不要立刻放下手边的事情去解决。
每天下班前会将todo list重新过一遍，确定明天要做的事情。
每周末将所有的todo list检查一遍，对上面的Task进行评估和量化，尽量让每个Task变的可行。
GTD效果评估
感觉这些理论对自己的启发很大，但自己目前还在试用阶段，无法说出到底效率提高了多少？压力减少了多少？
但是，作用是一定的，即使不使用任何工具，这些理论和方法对日常的事务处理还是很有帮助的。
参考资料
- 尽管去做 - 无压工作的艺术(Getting Things Done - The Art of Stress-free Productivity)。
- Remember The Milk - 最著名的Web GTD工具。
- GTD Life - 不错的关注GTD的个人站点。
- Getting Things Done at Wikipedia.
- David Allen & Co. official site.
- 把时间当作朋友——运用心智获得解放.
