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  • 如何应对信息过载并提高生产效率-Scott Hanselman

    摘要:信息过载的时代,能否找到一种在信息洪流中独善其身的方法,让我们专注于真正重要事情?当生活/工作的范畴一再扩大,我们也需要延展自身的边界,在充分利用信息的同时,保持持续的生产效率

    信息的质量已发生变化

    网络时代之前,信息被镌刻在石头和书本之上,经过时间的筛选和检验。而如今的信息,绝大部分就如同你收件箱中好几百封还没来得及打开的邮件一样,廉价而又粗糙。

    即便单单从程序员的角度举例,80和90年代,学习一门语言所要获取的信息,就在下面这两本书中:

    三类工作

    那么如何应对信息对工作的干扰呢?首先需要对所要执行的工作进行一个分类。

    我们每天需要所做的工作可以分为三个大类:

    • 提前预知的工作(Pre-defined Work)
    • 临时出现的工作(Work as it appears)
    • 定义工作的工作(Defining Works)

    我们平时会将时间投入到前两种工作之中,而却忽视了最重要的第三种工作——定义工作的工作。有多少次你愿意给自己一段专门的时间,考虑一下什么才是你需要做的工作?

    考虑这个问题的方法仍然是,老生常谈的,按照重要程度和紧急程度对工作进行分类:

    • 紧急又重要的工作:马上去做
    • 重要但不紧急的工作:规划何时去做
    • 紧急但不重要的工作:交给(对他来说紧急又重要的)别人去做
    • 不重要也不紧急的工作:不要做

    这个方法相信大家都很熟悉,但实际上,我们很多时间都花在了感觉很紧急,但却一点都不重要的工作之上。我们应当意识到,“感觉紧急”本身就是一件很上瘾的事情,就比如微信上的未读信息以及大部分的邮件一样,每次有新消息的提醒,都会控制不住去点开看看。请不要将此归咎于自己的自制力,这是上帝写在人类PRD里面的内容。但我们依然可以利用有效的方法帮助自己。

    三件事原则

    克服信息洪流对工作的打断效果,可以使用“三件事原则”,方法也很简单:

    • 写下来这一天你想要完成的三件事是什么
    • 写下来这一个星期你想要完成的三件事是什么
    • 写下来这一年你想要完成的三件事是什么

    每个星期周一的时候写下这三件事,等到周五的时候回顾一下:

    • 是不是都已经完成?
    • 没有完成的原因是什么?
    • 如果回到星期一,有哪些可以改善的地方?

    通过这种回顾的形式,可以让你专注于真正重要的事情上。利用这种形式,是为了让工作更加有效,而不仅仅是繁忙。

    繁忙是懒惰的一种形式(Being busy is a form of laziness)。

    因为你懒于思考应该做什么工作,应该如何采取行动,而仅仅是在接受他人或者环境的支配。这种繁忙只会对你产生负面的效果。

    区分你的信息来源

    每一条我们接收的信息,都有它自己的来源。列出你所有的信息来源,然后将它们区分成是”信号”还是“噪声”。区分的标准也很简单,就看是否给你提供了价值。

    比如Scott在这里给了他的分类方式:

    • 信息:

      • 电话
      • 来自老板的邮件
      • 收件人是自己的邮件
    • 噪声

      • 抄送自己的邮件
      • Twitter
      • Google Reader

    有了这些分类之后,可以让我们更好地了解自己有限的精力应该投放在哪里。除此之外的所有那些诱惑着你去读的小红点,加粗字体,图标闪烁……全部简单地标为”已读”,不要害怕错过什么重要的事情,因为如果真正重要,它们一定会通过重要的渠道传达给你。你所要做的,就是不时享受一下这种“没有新信息”所带来的精神上的放松和喘息。

    节省你的键盘敲击次数

    你一生能敲击键盘的次数是一个有限的数字,你需要节省着用。如果你为了回复某个人的Email或者是微信钉钉这类IM上的问题给出了大段大段的文字去阐述、解释或者辩解,那么你就非常慷慨地将你“不可再生”的敲击次数给了你在Email或IM上对话的人,而你或许根本就不知道他/她有没有认真看了你发的信息。其实我可以保证大多数时候就并没有 )笑。

    所以你应该让你的敲击用在真正可以产生价值的地方。当你要和某人讨论一个技术或是产品问题的时候,你可以把它写到你的博客上,写到公司的产品文档上,然后仅仅给这个人发送相关的链接。每当有人产生了一次浏览,你敲击的价值就又复制了一次,而你并不需要为此多做什么。

    不要在Email或IM上长篇大论,它们除了浪费你的敲击之外,别无他用。

    番茄工作法的正确用法

    番茄工作法是一个非常有效的提升生产效率的方法。无需赘述,大家对它应当非常熟悉:在一段时间内,专注于一件事情,抵制Multitasking。

    但真实的情况是,在25分钟之内,你并不能做到完全专注。但这非常正常,外界的干扰和输入太多,你不可能永远处于一个无干扰的环境,甚至你自己也会主动“走神”。但每当你被打断的时候,记下来。

    这样做的目标是明确在这一个“番茄时间”之内,你被打断的次数和类型,在每次番茄时间结束的时候回顾一下。明确你被什么东西打断,是一件重要的事情,因为这会让这个数字越来越小,直到你完全不被打断。如此就能释放番茄工作法的全部益处。

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