Python办公自动化之批量生成文档

在日常工作中，类似合同一样的文档通常都会有固定的模板，如偶尔编辑一两份文档，则可以手动完成。假如同一个模板有一百份或更多文档需要生成呢？如果手工逐个文档的编辑保存，不仅容易出错，还是一项费力不讨好的工作；如果能够根据模板批量生成文档，则会大大提高工作效率，减少出错的几率。本文以一个简单的小例子，简述如何通过Python批量生成文档，仅供学习分享使用，如有不足之处，还请指正。

涉及知识点

• xlrd模块，用于Excel文档的读取，其中xldate_as_tuple，主要用于Excel读取时的日期格式处理。
• python-docx 模块，用于word文档的相关操作。

场景介绍

现有一份简化的合同模板，其中红色箭头所指的地方，均是需要替换的地方，如下所示：

同时有21名员工入职，需要签署这份合同，如下所示：

本文的功能就是根据模板文档，为21名员工，分别生成合同文档。

核心代码

1. 读取数据

读取Excel的数据，并返回数据列表，将此功能封装成单独的函数，如下所示：

def read_data(filename: str = None):
    """
    读取Excel文件内容
    :param fileName:
    :return:
    """
    datas = []
    work_book = xlrd.open_workbook(filename=filename)
    sheet = work_book.sheet_by_index(0)
    for i in range(1, sheet.nrows):
        # 日期格式转换
        birthday = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 6), 0)
        birthday2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': birthday[0], 'month': birthday[1], 'day': birthday[2]}
        bpdate = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 15), 0)
        bpdate2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': bpdate[0], 'month': bpdate[1], 'day': bpdate[2]}
        data = {
            'bpCompanyName': sheet.cell_value(i, 0),
            'bpAddress': sheet.cell_value(i, 1),
            'bpBoss': sheet.cell_value(i, 2),
            'bpManager': sheet.cell_value(i, 3),
            'bpWorker': sheet.cell_value(i, 4),
            'bpSex': sheet.cell_value(i, 5),
            'bpBirthday': birthday2,
            'bpHomeAddress': sheet.cell_value(i, 7),
            'bpId': sheet.cell_value(i, 8),
            'bpBeginYear': int(sheet.cell_value(i, 9)),  # 整数格式处理
            'bpBeginMonth': int(sheet.cell_value(i, 10)),  # 整数格式处理
            'bpBeginDay': int(sheet.cell_value(i, 11)),  # 整数格式处理
            'bpEndYear': int(sheet.cell_value(i, 12)),  # 整数格式处理
            'bpEndMonth': int(sheet.cell_value(i, 13)),  # 整数格式处理
            'bpEndDay': int(sheet.cell_value(i, 14)),  # 整数格式处理
            'bpDate': bpdate2,
            'bpSigner': sheet.cell_value(i, 16)
        }
        datas.append(data)
    return datas

2. 单个合同文档生成

Excel的每一行代表一名员工，生成一份合同文档【遍历每一个段落，以及每一个段落的文本，逐个替换文本中的变量内容，且保持原有的格式不变】，如下所示：

def write_docx(data, template):
    """
    生成文档
    :param data:
    :return:
    """

    doc = Document(docx=template)
    paragraphs = doc.paragraphs
    for paragraph in paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            for key in data.keys():
                run_text = run.text.replace(key, str(data[key]))
                run.text = run_text
    doc.save('合同/%s合同.docx' % data['bpWorker'])

3. 批量文档生成

遍历所有的员工信息，逐一生成文档，如下所示：

def batch_write_docx(datas, template):
    """
    批量操作
    :param datas:
    :return:
    """
    for data in datas:
        write_docx(data, template)

4. 综合运用

将以上方法依次调用，就可以生成全部文档，如下所示：

excel_file = '合同数据.xls'
template = '合同模板.docx'
datas = read_data(excel_file)
# print(datas)
batch_write_docx(datas, template)
print('done')

5. 示例完整代码

import xlrd
from xlrd import xldate_as_tuple
from docx import Document


def read_data(filename: str = None):
    """
    读取Excel文件内容
    :param fileName:
    :return:
    """
    datas = []
    work_book = xlrd.open_workbook(filename=filename)
    sheet = work_book.sheet_by_index(0)
    for i in range(1, sheet.nrows):
        # 日期格式转换
        birthday = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 6), 0)
        birthday2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': birthday[0], 'month': birthday[1], 'day': birthday[2]}
        bpdate = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 15), 0)
        bpdate2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': bpdate[0], 'month': bpdate[1], 'day': bpdate[2]}
        data = {
            'bpCompanyName': sheet.cell_value(i, 0),
            'bpAddress': sheet.cell_value(i, 1),
            'bpBoss': sheet.cell_value(i, 2),
            'bpManager': sheet.cell_value(i, 3),
            'bpWorker': sheet.cell_value(i, 4),
            'bpSex': sheet.cell_value(i, 5),
            'bpBirthday': birthday2,
            'bpHomeAddress': sheet.cell_value(i, 7),
            'bpId': sheet.cell_value(i, 8),
            'bpBeginYear': int(sheet.cell_value(i, 9)),  # 整数格式处理
            'bpBeginMonth': int(sheet.cell_value(i, 10)),  # 整数格式处理
            'bpBeginDay': int(sheet.cell_value(i, 11)),  # 整数格式处理
            'bpEndYear': int(sheet.cell_value(i, 12)),  # 整数格式处理
            'bpEndMonth': int(sheet.cell_value(i, 13)),  # 整数格式处理
            'bpEndDay': int(sheet.cell_value(i, 14)),  # 整数格式处理
            'bpDate': bpdate2,
            'bpSigner': sheet.cell_value(i, 16)
        }
        datas.append(data)
    return datas


def write_docx(data, template):
    """
    生成文档
    :param data:
    :return:
    """

    doc = Document(docx=template)
    paragraphs = doc.paragraphs
    for paragraph in paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            for key in data.keys():
                run_text = run.text.replace(key, str(data[key]))
                run.text = run_text
    doc.save('合同/%s合同.docx' % data['bpWorker'])


def batch_write_docx(datas, template):
    """
    批量操作
    :param datas:
    :return:
    """
    for data in datas:
        write_docx(data, template)


excel_file = '合同数据.xls'
template = '合同模板.docx'
datas = read_data(excel_file)
# print(datas)
batch_write_docx(datas, template)
print('done')

示例截图

批量文档生成后，截图如下所示：

 合同文档内文，如下所示：

 以上就是批量生成文档的全部内容，可以看出，生成后的文档，格式与模板保持一致。

备注

书愤五首·其一

【作者】陆游 【朝代】宋

早岁那知世事艰，中原北望气如山。

楼船夜雪瓜洲渡，铁马秋风大散（sǎn）关。

塞上长城空自许，镜中衰鬓已先斑。

出师一表真名世，千载谁堪伯仲间。