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  • 项目管理——问题解决方法

    一、PDCA法

    PDCA是 Plan, Do, Check, Act这几个单词的首字母,也叫戴明循环。由休哈特提出的PDS(Plan, Do, See),经戴明改进得出的一个方法论。如下图所示:

    可以分为以下八个步骤:
    第一步:认识问题:弄清楚问题是什么?比如:质量下降了、进度延误了、成本超支了等等
    第二步:分解问题:比如质量下降了,具体表现在哪些方面?比如:表面有瑕疵、尺寸有偏差、响应速度未达预期、产品噪音过大等等。并进行数据统计,弄清楚哪类问题出现的比例最高。可以使用帕累托图(也叫柏拉图)进行排序。
    第三步:设定目标:设定改进目标。可以使用5W2H的方法,比如时间多久、成本多少、人力数量、应用场景在哪里等等。
    第四步:追究问题的本质:找到问题的根本原因是什么?可以使用鱼骨图(也叫石川图、因果图、why-why分析图),也就是从5M1E的维度,即:人、机、料、法、环、测等维度去探寻问题的根本原因。这个是最重要的一步,看事情看本质,解决事情从源头本质上解决。
    第五步:拟定对策:根据前面一步中识别出来的根本原因,制定相应的应对措施。提醒大家注意的是,至少要有两个应对措施,也就是A计划和B计划,互为备份。
    第六步:实施对策:措施再好,也需要去实施应对。根据实际情况,选择前一步中拟定措施中的一种去实施。
    第七步:确认效果:检查确认实施后的结果。质量的当前水平是什么样的、进度目前怎么样、成本水平如何等。
    第八步:评定成果:根据第七步的实际效果和第三步所设定的目标,确认是否达到了问题解决所需达到的目标。

    总结一下,如下图所示:

    二、麦肯锡问题解决7步法

    麦肯锡方法与PDCA方法类似,如下图所示:

    三、DMAIC法

    DMAIC其实是六西格玛流程改善管理中的工具。指定义Define、测量Measure、分析Analyze、改进Improve、控制Control五个阶段构成的过程改进方法,一般用于对现有流程的改进,包括制造过程、服务过程以及工作过程等等。如下图所示:

    DMAIC不仅仅可以用来进行流程和过程的改进,还可以用来进行问题的解决。和之前的PDCA循环很像,主要分为以下几个步骤:
    (1)Define:定义问题是什么?比如早上上班迟到了。
    (2)Measure:测量问题影响有多大?影响一,上班迟到了40分钟;影响二,导致要扣100块工资。
    (3)Analyze:分析问题原因是什么?人:赖床了;机:闹钟没响;料:吃早餐吃坏肚子了;法:本来可以坐地铁的,结果开车去;环:天降暴雨,交通瘫痪;测:公司的打卡机出问题了。
    (4)Improve:制定改进措施(上中下策),并实施。根据前一步分析的根本原因来制定相应的措施。实施制定的改进措施中的一种,并检查改进效果,确实措施是否有效。比如根据前一步的原因分析,得出的结论是,昨天由于早上吃了昨天晚上剩下的饭菜,导致肚子不舒服,然后上班迟到了40分钟。因此今天,不吃过夜的剩菜剩饭。肚子没有再次出现不舒服的情形。上班也未迟到。说明此应对措施有效。
    (5)Control:后期标准化、程序化。根据前一步实施的效果,确定在后期使用改进后的方法和措施继续执行。也就是说,以后避免吃剩菜剩饭。并在家里形成制度。

    四、比较通用并且接地气的方法

    这个方法特别适合在项目管理中遇到的各种问题的解决。具体流程如下:

    也就是说,当你遇到问题后:
    第一步要问,是否在做这件事情之前有制定相应的计划。如果没有,则现在需要再次创建相应的计划。
    第二步,如果有计划,就要问,是否按照拟定的计划实施了,如果没有,则需要按照拟定的计划去实施。
    第三步,如果按照拟定的计划去做了,还有问题,说明计划本身制定的有问题,需要对计划进行改进后,再按照新的计划去做。

    举例如下:
    客户代表对项目经理小明说:“我们对项目的进展信息了解的不够及时和明确”。项目经理小明该怎么做呢?
    根据以上的逻辑和套路:
    第一步:确定是否有沟通计划,如果没有,那就需要创建沟通计划,并按计划去实施。并跟踪效果。
    第二步:如果有沟通计划,确定是否按沟通计划去实施,如果没有,则需要在后期按照计划严格实施。并跟踪效果。
    第三步:如果有沟通计划,并且已经按沟通计划严格实施,仍然有问题,则需要对现有沟通计划进行改进,并按照改进后的新计划严格实施。并跟踪效果。

    最终,小明确定是有沟通计划,并且严格按照沟通计划去实施了。可是由于客户代表是新来的,有新的沟通需求。因此小明在了解其沟通需求后,对现有沟通计划进行了更新,并要求团队成员按照新的沟通计划严格实施。在追踪一个月后,客户代表对沟通效果很满意。问题得到圆满解决。

    你如果仔细后,你会发现,以上几种问题解决方法有着异曲同工之妙。所以也需要大家在平时的工作和生活中灵活使用。

    特此声明
    全文摘自一哥教你学项目管理,大家可以通过微信搜索公众号一哥教你学项目管理进行关注,讲的比较通俗易懂,接地气。

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