协同软件(Collaboration
Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；各种通信软件，如E-Mail、即时
通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，对协同软件概念也赋予了新的含义，可以这样认为：协同办公、协同政务、协同商务等协
同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软
件。
一、工作流越来越受重视：
协同软件的主要应用需求点，以前集中在邮件通讯、即时消息和日程管理等方面。随着微软Exchange和Outlook软件被广泛应用，以及近两年腾讯
RTX、微软MSN等即时通讯软件的迅速普及，用户对于协同软件的需求点，已经转向工作流管理，用户应用协同软件的目的，已经由沟通转为“使团队协作工作
节点有条不紊推进”。
工作流管理(Workflow Management,
WFM)是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理
下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理有时被称为业务流程管理(BPM，Business Process
Management)，为了与企业绩效管理(BPM)管理区分，这里将业务流程管理划入工作流管理范畴。
据工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WFMC)的定义，工作流管理(Workflow
Management ,
WFM)系统通过软件定义、创建工作流并管理其执行。工作流系统是可以运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者(包括
人或软件)相互作用，并根据需要调用其他的软件工具或应用。
总的来说，实际用户中运作的工作流管理，是一个人机结合的系统。其工作流是其最为核心的功能组件，在公文处理、档案管理、会议管理、人事管理、商务管理、
项目管理等部分被广泛调用。同时，该软件将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基
础，构建行政与业务管理信息系统。用户只需要在应用层完成人机对话，就可以调用这些功能，和设置管理表单、节点以及应用方案。它的基本功能体现在几个方
面：
(1)定义工作流，包括具体的活动、规则等，这些定义是同时被人以及计算机所能够“理解”的。
(2)按照工作流的定义创建和运行实际的工作流。
(3)监察、控制、管理运行中的业务(工作流)，例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。
与以往已经被采用的企业 IT 应用体系，例如 MRPII 或 ERP 相比，WFM是一个相当重要的里程碑。从用户的角度，WFM带来(或将要带来)的变化是极其强烈的，甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。
工作流管理 WFM
系统是一个真正的“人-机”系统，用户是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的
状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而后者是直接面向用户的。这样，用户的任务
分派和任务的完成状态，可以被最大程度地电脑化和受到控制。
二、国产工作流系统的主要特点：
与国外工作流系统相比较，国产工作流系统在汲取世界先进的工作流管理理念的同时，加入了许多适合中国国情的应用，功能更贴切中国用户的普遍需求，在操作上
更加简便、易用，并且结合了信息门户、即时消息等系统的应用。工作流系统往往是协同应用软件的血脉和经络，是调合协同软件各功能模块的重要应用部分，是协
同软件实现协同管理的基础。
通过对位居前列的几家国产协同软件综合分析，国产工作流管理WFM系统已经具备与国际主流同类软件相媲美的先进功能，并且具有一些符合中国国情的显著特点，具体如下：
1.强大的工作流引擎：
工作流引擎是工作流管理软件的核心功能，主要用于负责解释、执行各种工作流程，调度、分发和管理任务。
2.工作流程的自由定义：
国产工作流管理 WFM 系统，已经做到任意定义单个员工、部门、事务的工作流程，并且可以定义群组的工作流程。采用流程代码的设定方式，使系统的灵活性和扩展性大大加强。工作流程步骤不受限制，工作流程的事务不受限制。
3.灵活的组织、员工设定和权限管理：
工作流管理 WFM 结合用户管理模块，可以快速定义和修改企业的组织结构、人员协作关系，并设定用户的角色和权限。
4.以任务为管理线索：
所有的工作，都可以分解为单项或者组合任务，每一任务可以自由设定内容。工作流管理 WFM 用户只需打开事件任务中心，就可以查看、管理所有的待办事宜。根据任务的执行情况，可以对任务的责任部分和个人，进行绩效考评和过程改进建议。
5.多种消息提醒方式：
工作流管理 WFM 中的相关消息，包括待办任务、请示批复等消息，可以采用Email、系统短消息、手机短讯等方式提醒，并将提醒和处理结果自动反馈到工作流管理数据中去。