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  • OpenKM6.2.5的安装和配置详细过程（附启动失败原因）

    继上文“解决OpenKM启动失败的详细历程”过后，这几天一直在使用OpenKM，OpenKM使用起来很简单，但是一些相关配置什么的中文资料较少，且有的资料欠缺正确性，存在误导性，下面就简单将配置过程和使用功能介绍下，给自己也给大家以后用的时候有个正确的参考。

    下面以最新版6.2.5为例进行介绍，不同版本的配置和使用可能有所出入，仅供参考。

    1. 简单介绍

    ①开源电子文档管理系统，作为文档版本控制系统来组织和共享文档。
    ②基于Web界面（6以上版本基于Tomcat，6以下版本基于JBoss），可对文件进行共享，设置安全级别权限，审计和调查企业的文件和登记册等等。可以通过名称，内容，关键字等来搜索文档。
    ③三个版本：Community，Cloud，Professional（版本对比），总体上说只有Community版是免费的，当然功能也最少，适合于一般使用；Professional版可适用一个月，功能最强大，当然也是最贵的；Cloud版是云服务，按需收费，功能介于两者之间。由于我用的比较简单，因此使用的是Community版即可。

    2. 安装登录

    ①安装：建议去官网下载（目前最新版是6.2.5），注意安装路径不能有中文和空格（详见：解决OpenKM启动失败的详细历程）。
    ②登录：
    打开桌面的“Start OpenKM”图标启动Tomcat后，输入“http://localhost:8080/OpenKM/”打开OpenKM登录界面如下：



    默认用户名为okmAdmin，默认密码为admin，登录进去后首页面如下：


    所有的配置与使用都有在线文档，如果有什么问题可以进行搜索找到相应解决方案。

    3. 简单配置

    3.1 汉化

    如果英语真的烂到无法接受或看到英语就头疼的人，那么就汉化下吧，建议普通用户使用原版英文版的，没什么看不懂的单词。

    汉化方法：首先在http://wiki.openkm.com/index.php/Language_Packs下载中文包.sql文件，在管理员用户登录进入管理界面的语言项里面，将下载来的sql包添加进去，先浏览文件再add new translation，重启openkm，登录时选择simplified chinese即可，如下图所示：


    3.2 配置文件预览功能

    这就需要安装相应的预览插件了，即swftool和openoffice（办公插件）：

    swftool下载地址：http://www.swftools.org/

    openoffice下载地址：http://www.openoffice.org/zh-cn/

    在管理界面中配置config相关选项：

    （1）system.openoffice.path的值（value）为C:\Program Files (x86)\OpenOffice.org 3，如下：


    （2）system.swftools.pdf2swf的值（value）为E:\Program Files\SWFTools\pdf2swf -T 9 -f ${fileIn} -o ${fileOut}，如下：

    注：黄色背景是相关软件的安装路径，因人而异，大家改成自己的安装路径即可。

    3.3 配置OpenKM的服务器地址

    根据访问地址也知道OpenKM的默认服务器地址为localhost，如果想要改成具体的地址以供外界访问该怎么办呢？这时就需要按如下方法修改：
    （1）在OpenKM安装路径下的 omcatconf 目录里找到server.xml文件，打开它，然后找到<Connector port="8080" address="0.0.0.0" protocol="HTTP/1.1"这一行；
    （2）将address="0.0.0.0"改成你所需要的IP地址，如address="221.12.2.131"，然后保存即可。若需要改变端口号，可根据需要修改，其他不需要修改。

    3.4 基于角色的权限管理

    OpenKM的权限管理是基于角色的，可以控制用户对文件的读写及可视，默认有两个角色：ROLE_ADMIN和ROLE_USER，如果是管理员用户其角色就是ROLE_ADMIN，,如果是普通用户其角色就是ROLE_USER，可以添加角色、添加相应角色的用户。

    3.4.1 添加角色

    进入管理界面中的“Users”选项，然后点击右上角的“Role list”标签进入如下界面：

    点击上面的“+”可以添加角色，也可以修改已有的角色，简单的使用有默认的两个角色就已足够。

    3.4.2 添加用户

    进入管理界面中的“Users”选项，然后点击右上角的“User list”标签（默认就是该界面）进入如下界面：

    同样可以点击上面的“+”添加用户，填写相应的Id，密码，所属角色等，如下图所示：


    3.4.3 分配权限

    对每个文件都可以设置相关的读写权限，每个文件下面都有一个“Security”列，如下图所示：

    可以针对整个角色（左边的Role列）进行设置，也可以针对每个用户（右边的User列）进行设置，点击Update后进入设置界面进行设置即可。

    3.5  配置邮件服务器

    OpenKM有时候需要发送邮件给用户（例如修改了某个非常重要的文件，那么可以发送邮件通知想要通知的用户，管理员和普通用户都有权限开启邮件通知功能），那么就必须检查email配置是否正确，具体配置方法如下：

    在OpenKM安装路径下的 omcatconf 目录里找到server.xml文件，打开它，然后找到<Resource name="mail/OpenKM" auth="Container" type="javax.mail.Session"这一行，

    默认的邮件配置是这样的：

    [plain] view plaincopy在CODE上查看代码片派生到我的代码片
    1. <Resource name="mail/OpenKM" auth="Container" type="javax.mail.Session"  
    2.             mail.smtp.host="localhost" mail.from="testing@openkm.com"/>  


    显然这是没有配置的，

    修改confserver.xml文件：

    [plain] view plaincopy在CODE上查看代码片派生到我的代码片
    1. <Resource name="mail/OpenKM" auth="Container" type="javax.mail.Session"  
    2.     mail.smtp.auth="true"  
    3.     mail.smtp.host="smtp.163.com"   
    4.     mail.smtp.user="<username>"  
    5.     password="<password>"  
    6.     mail.smtp.from="<sender email>"  
    7.     mail.smtp.starttls.enable="true"/>  

    这是简单的配置，更详细的配置如下（以gmail为例）：

    [plain] view plaincopy在CODE上查看代码片派生到我的代码片
    1. <Resource name="mail/OpenKM" auth="Container" type="javax.mail.Session"  
    2.     mail.transport.protocol="smtp"  
    3.     mail.smtp.auth="true"  
    4.     mail.smtp.host="smtp.gmail.com"  
    5.     mail.smtp.port="465"  
    6.     mail.smtp.user="<username>"  
    7.     password="<password>"  
    8.     mail.smtp.from="<sender email>"  
    9.     mail.smtp.quitwait="false"  
    10.     mail.smtp.starttls.enable="true"  
    11.     mail.smtp.socketFactory.class="javax.net.ssl.SSLSocketFactory"  
    12.     mail.debug="true"/>  


    如果Tomcat启动错误的话请使用参数 mail.smtp.quitwait="false" 。

    然后通过系统管理界面的utilities选项的check email功能测试配置是否正确，如下图所示：


    如果正确，则相应配置各个用户的email，具体配置方法及应用实例如下：

    1. 点开管理界面的Users选项，如下可看Mail列，点击后面的编辑，设置成相应用户能接收消息的邮箱地址即可

    注：这里有两个问题需要注意：

    （1）okmAdmin用户的email最好与上面步骤在server.xml文件里设置的邮件服务器相同，如果不同也可以接收，但是其他用户收到 邮件的发送方l地址就不是邮件服务器地址，而是在这里设置的地址，并标明是通过XXX（指邮件服务器地址的域名，如通过163.com发送）发送的，这样 没必要；

    （2）大家应该注意到后面还有信封样式的图标，这也是设置，但我目前不知道这个设置是干嘛的，若谁知道希望不吝赐教。


    2. 配置好了过后，我们来试试“邮件通知”这个功能，回到主桌面，随便上传个文件，然后右键试试其中的编辑功能Edit，这时会提示你下载编辑的文件到本地做修改，在本地修改完成后，在Update上去（文件名不能修改），这时会发现出现这样一个界面：

    开启通知功能后，设置通知信息（邮件内容）及需要通知的用户：

    然后Upload即可，然后相关用户就会收到你发送的邮件通知了，像下面这样：

    3.6. 文档存在位置

    在OpenKM安装目录下的tomcat下的repository文件夹里，如：E:openkm-6.2.5-community omcat epository，里面的datastore存储了一些数据，不过都是媒体文件，不易读，我们知道数据存放位置就好。

    注：所有的配置完成需要重启Start OpenKM（即重启Tomcat）再登陆才能生效。

    4. 简单使用

    配置好了过后，使用起来就非常的简单了，就跟资源管理器差不多，这估计也是为什么选择它的原因吧—使用简单，具体使用方法就不废话了，下面列举一些我常用的功能吧（注意：OpenKM的功能不仅限于此）。

     

    • 新建目录、上传单个文档和压缩文档、预览文件（Office、PDF等）；
    • 修改文档：必须选“Edit”后修改并锁定，下载到本地编辑。在修改人未“Update”前，其他人无法修改此文档，若取消修改即可；
    • 版本控制：可以对已Update文件还原到历史版本；
    • 强大的搜索功能（若少于三个汉字需加空格）；
    • 个人临时文档存放（My documents）：供临时存放从公共文档区复制到个人文档区存放的必须的文档。
    • 重命名，复制，添加书签，删除(回收站)，上锁、解锁、下载等操作；
    • 批量导入导出文件夹：管理员操作Repository import/export。
    • ……

    附：

    如果你开启不了Tomcat，显示下列错误：
    Error occurred during initialization of VM
    Could not reserve enough space for object heap
    ……
    如下图所示：



    那是因为你的JVM已经在其它地方开启了还没关闭，比如你当时打开了Eclipse，我的就是这种情况，关闭Eclipse再开启OpenKM即可。此时再打开Eclipse也是没有任何问题的。
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