基于退货单的采购退货流程是一种比较特殊的采购退货流程，无法使用“生成进帐发票的采购退货流程”不能使用的时候，都应该使用“基于退货单的采购退货流程处理”。该流程也需要通过贷记凭证在系统中表现，但该笔贷记凭证必须对应到相关的收货采购订单。库存更改会随退货一起过帐。会计中的财务更正也是随着贷项凭证一起执行的。
这种情况发生在PO执行完毕（订单－》收货－》发票—》付款）后，需要退货并冲销往来的情况。业务流程是：发现质量问题，但该物资的入库包括发票等已经结算完毕。和供应商协商质量处理。
降价、原单价、增加罚款等等；直接退货，再开出贷项凭证；或直接开出贷项凭证。两种情况分别对应两个部门（库房－》财务或者直接由财务去处理）