别让琐务牵着鼻子走
使用下面这张图可以详细阐释第四代管理方法的重点。
从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见表5-1）
表5-1 时间管理矩阵
| 紧迫 | 不紧迫 | |
| 重要 |
Ⅰ |
Ⅱ |
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危机 |
预防性措施 |
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迫切问题 |
建立关系 |
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在限定时间内必须完成的任务 |
明确新的发展机会 |
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制定计划和休闲 |
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| 不重要 |
Ⅲ |
Ⅳ |
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接待访客、某些电话 |
琐碎忙碌的工作 |
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某些信件、某些报告 |
某些信件 |
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某些会议 |
某些电话 |
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迫切需要解决的事务 |
消磨时间的活动 |
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公共活动 |
令人愉快的活动。 |
按照彼得·德鲁克（Peter Drucker）的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。
个人管理四步骤
虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的实施计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二类事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。
以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：
确认角色 第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿、大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶、或者表堂兄弟姐妹等等。然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。
你不必想得太复杂，好像在确立终身志向一样，只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要专注的领域即可。