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  • 2016年第10本:用系统来工作

    从amazon上选书时,大数据系统推荐了此书。这本书适合一名小公司的老板来读,当自己整天忙乱到处救火时,肯定是公司的经营系统出了问题。道理很简单,却足以让人思考一番。该书作者曾艰难地经营了15年的电话应答服务公司,突然一天顿悟,明白了自己的系统出了问题,然后用一套简单实用的方法,一步步扭转他的事业和生活,每周工作时间减少了几十倍,收入却增加几十倍,看到这里都会让人有种打了鸡血的感觉,一路看下去,到底是什么牛X的办法?实际上就是发现系统,找到症结,建立规范的流程,不断执行和改进。

    世界上到处都是系统,吃饭、开车、开会、存钱、购物、阅读等等,到处都是系统。这些系统并不是混沌的,而是有序的,所以才能完成各个系统的目标。

    步骤很简单:(1)要开窍,能够看到系统,把自己放到系统之外,从更高的视角来审视当前的系统;(2)一个一个地把系统拿到面前来检查;(3)制作三份重要文件:战略目标、经营总则、工作程序;(4)执行并不断调整优化。

    我想了想当前遇到问题的几个事情或项目,都是系统。

    有一天去开会,发现饮水机里没水,卫生没有人打扫,一看会议室值班表,原来是值班表只排到了2016年6月,到了7月初大家都不管这件小事了。实际上办法很简单,每个班组轮流值日,共4个班组,12个月轮上3次就够了,不用写年度,每年都按此表执行即可。(当然如果变为5个班组,就要马上调整了)

    再一件小事,会议室的电源插座耷拉在地上长达2周没人管,每个开会的都看见了,很小的事,一点点安全隐患,大家都不说也不问,这件事谁负责?室领导需要明确这件事是安全员的职责,还是值日班组的责任即可,从家里找了2枚钉子,找个小伙用了不到5分钟就解决了问题。

    院里的出差报销流程相当麻烦,请销假、打印审批单、发票开具事宜、贴发票、填行程表,附件几张?单据几张?等院里审批后,再进中石化的大系统中换种样子再填一遍,反反复复,审批环节复杂,错误频出,把办事员累得个半死。如何改进系统?首先都有一个网页,用1、2、3…详细记录各个步骤,这样就能避免许多错(根据财务制度变化,该网页要能快速更新)。再如何改进?找信息室修改一下系统,可以把相关数据传输到中石化的流程系统中,每个人都会少填好几行数据,至少节省10分钟。院里的著作权申请、互联网使用申请等等没有相应的系统来支撑,只需把办理的流程上网即可,关键的是随时更新,废旧的流程还不如没有。

    曾经从院里申请会议室,填完单子后,再给院办打电话确认,到了会议现场,投影机没有,网络连接不上,问题多多,大家都在报怨,如此简单的一件事,问题出在哪?大领导召集的会当然不会出这样的问题,因为有相关部门打了无数电话确认,并提前看了现场情况。

    项目要填周报、月报,10多个人来回修改一个xls文件,负责汇总那个xls的人苦不堪言,任何一个人在内容上微调,你都要重新复制、粘贴。如何解决?一个协同小网页就行,大家登录进去随时修改,负责汇总的人到截止时间把内容导出即可。再如何改进?填这些报表的目的是什么?是高层管理者想了解项目进度,很简单,连xls也不用生成,只需要让系统把最后的结果发邮件到相关人员的邮箱即可,或者把相关页面的内容集成到领导的门户上也行。今年领略到了信息中心的项目运行大表,可能要经过50多人之手进行填写汇总,关键是每月要来一次,太可怕了!搞信息的人们忘了用信息手段来管理自己的信息项目。

    油田机关的大门要用身份证登记,里面的人员都要打电话给相关人员的办公座机确认一下,如果该人正好不在,再换一个电话。如何改进?有些人每周都要去局机关,能不能加个白名单,身份证一递,直接进入?能不能建立一个会议代码,报上人员姓名、会议室位置、会议室主办者,直接进入?

    ……

    每个问题的修复都是一个子子系统中的微小改进,假以时日,会累积形成牢固的主系统。

    这套理念与GTD的对应关系:GTD着眼于任务处理、时间管理、自我管理,而这本书则侧重于工作流程的构建和优化。

    (1)战略目标对应于GTD中的六个高度中的最高视角,可以让你决定哪些事值得花时间,哪些事可以略过。

    (2)经营总则对应于GTD中的六个高度中的第二层次,相当于做人的原则,有些事能不能做,需要用这个来制定一个底线。

    (3)工作程序对应于GTD中的五步流程,GTD中把做事情分为收集、明确意义、整理、执行、回顾等几个步骤,一个大项目分解为多个小任务,根据不同的场景找出该做的事,立即执行。

    (4)GTD中的每周回顾,就是为了不断更新和调整系统,发现一些项目在执行过程中的问题,近期是不是太忙乱?沉迷于游戏时间太多?没有读书?不断修正,从而更信任自己的GTD系统。回顾的过程也很容易发散,就制定一步一步的清单,让回顾的过程非常充实:①看evernote中上周的主要内容,总结上周工作(对重要事项统计一下花费的时间),汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中。②清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机。③清空U盘、工作记录本。④清空办公室电脑上的Inbox。⑤打开MacBook,同步OmniFocus。把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空。⑥看看未来1周的日程表,看看是否有需要提前准备的,或者需要提前处理,或者还不能转化为行动。⑦看看‘等待’清单,是不是已经完成了,或者需要催一下等待的人员?⑧回顾OmniFocus中的每一个项目(已完成的勾去。有些标题并不是action?各个action之间的顺序?上下文是否合适?需要调整周期?)⑨回顾职责范围内的创意部分。

    油田最近马上要推广《三册》(即基层单位管理手册、基层岗位操作手册、员工价值积分管理手册),发现与这本书是一个思路。对于基层来说,就是想把岗位明确,步骤明确,然后不断执行和改进。在单位里写的岗位职责通常都是摆设,在油田实施过程中最关键的最后一步”不断调整和改进”,但这一步可能都会流于形式。明知流程和操作步骤不对,就是不改,或者修改的过程过于繁琐,凭空给自己增加了更多的工作量。价值积分这些手段对于基层队适用,但对于科研单位呢?值得探索和期待。

    全书目录:

    序一001

    序二:更少工作、更多结果的简单机制/003

    引言:最简单的解决之道/008

    第一部分 系统思维

        第1章 控制是好事/003

        第2章 世事并不如意/013

        第3章 鼹鼠的攻击/019

        第4章 觉醒/027

        第5章 执行与转化:创造机器/045

        第6章 系统显现,系统管理/051

        第7章 开窍/061

    第二部分 付诸行动

        第8章 知难而进/069

        第9章 我们是项目工程师/081

        第10章 战略目标和经营总则/091

        第11章 工作程序/097

    第三部分 但愿如此

        第12章 差不多/115

        第13章 疏漏/121

        第14章 平静的勇气/127

        第15章 “销售点”思维/133

        第16章 优秀的人运作的非凡系统/141

        第17章 一贯性和凉咖啡/149

        第18章 沟通:齿轮的润滑油/159

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