如何管理项目成本之一：工时管理

如何管理项目成本之一：工时管理

现代企业中面临的竞争日益激烈，最直接的就是价格竞争导致利润下滑，因此成本控制在每个企业中显得至关重要。企业成本控制应该是全流程成本控制，就是从客户需求受理到产品开发、工程交付到客户满意整个流程的成本控制。理所当然，项目作为很多企业的重要运作方式，如何控制项目成本也是非常重要的，因此就诞生了一个新的概念：项目财务。项目财务的概念非常广，简单的理解就是基于项目维度的财务核算，就是看看这个项目是否赚钱了，是否有利润了。利润的简单计算公式为：利润＝ 销售额－设备成本－人力成本－其他成本。对于一个项目而言，在销售额是在合同中确定的，设备成本可以简单计算出来（有些公司直接通过ERP就导出来了），其他成本如运费等也是可以计算的，况且比例不高。然而最重要，作为项目成本比例非常高部分：人力成本就难以计算。特别在一些企业，一个员工同时参与几个项目的时候，每个项目的人力成本难以分摊，但是不计算显然又不行，就如一个著名企业的总裁说：“人头费不放进去，项目成本永远算不清楚。”，工时管理就在这样的背景下产生了。

说工时管理，你可能很陌生，但要说到5－60年代的大锅饭挣工分，你一定有所了解，甚至很熟悉。工时管理就是像挣工分一样，你每天只要工作八小时，不管干多干少，我就给你记八个小时的工分。在项目中的工时管理中，就是将每个人工作时间，准确的记录下来，再乘以单位人工费率就得到项目的人力成本，如此简单！所以很多人特别是IT人员比较积极，认为开发一个工时管理软件，出台一个规定，要求每个人把工时填进去，到时候一统计不就行了吗？结果往往适得其反，系统开发出来了，项目成员不愿意填工时，或者干脆胡填，我工作一小时，填两小时，甚至三小时。到周末一统计出来，可能其中有一个人工作了而百小时？（每天不休息，通宵工作二十四小时，一周才168小时）我所在的企业就经历过这样的尴尬，辛辛苦苦开发的工时管理系统，就这样遭受惨败，为什么？

工时管理第一步：工时录入与人工费率确定

首先，如何保证项目成员将工时填入系统中？很多企业，公司对项目成员的考核，往往以工作的努力程度来衡量。因此项目成员不想被把每天工作的时间透明化，否则他们就没有自由了（比如知道他出差一天就干了两小时活，公司经理该怎么想？）。同时，项目经理也不想填工时，因为不想把项目成本算得那么清楚，否则就要对成本负责。于是很多企业的项目管理中就没有成本的概念，只关注进度。这时候，企业如果强制要求项目组填工时，他们往往会多填，以显得工作努力，你看项目忙多啊。工时系统是管不了数据质量问题的，怎么办呢？想想，如果我们不但考核项目进度，还考核项目成本，项目经理就会让项目成员少填工时，以降低成本。这时候矛盾就产生了，项目经理希望少填工时，项目成员希望多填工时。这就是问题的本质，如何利用好这对矛盾，让项目经理与项目成员的矛盾达成一定平衡，工时录入问题就能解决，显然，学过博弈论或者有生活常识的人都知道，这个平衡的结果就是大家都说真话，填报真工时——问题的解决办法找到了，但是不是就这样加上一个成本考核就行了呢？没有基准的比较，考核是没有用的，因此还需要一个建立项目成本基准的过程。

变革往往需要和风细雨，企业要做好工时管理，找到了问题的根本点，也不能急于求成，要通过一定的变革，来改变人的习惯，建立项目绩效基准。比如应该先要求成员尽量将工时填到系统，并将填报工时的项目组，成立标杆进行一定的奖励，通过榜样的力量，使项目成员形成一定的习惯，逐步建立企业项目成本与进度的基准，然后，再请君入瓮，慢慢纳入考核，这样经过1－3年的调整，工时管理就基本上能做起来了。

其次，人员费率如何确定？很多人可能会直接把人员日平均或小时工资作为人工费率，从企业运作的角度而言，这是不正确的。打个比方，你招聘一名员工后，除了发工资外，你要对他进行培训，要给他配备办公设备，水电，电话费，办公场地，卫生费等等，这些都是企业的用人成本，也必须要分摊到人工费率，才是准确的。据调查，一个企业使用一名员工的平均成本是其工资水平的3－6倍，因此很多国际企业做法，就是参照一些行业的标准，把人员的平均工资乘以3－6倍，来作为人工费率。（当然不能行业差异较大，你可以通过参照同行业的水平，或者根据本企业财务来计算。如：人均工资＋公共费用分摊等）

公司管理第二步：工时的利用

当一个公司真正把工时管理好以后，除了能比较准确的计算项目成本外，工时还具有其他非常重要的应用：

1、建立员工能力基线

某一岗位的员工做某一任务花的时间多少，很多情况可以直接反映该岗位员工的能力，经过多个员工多个项目的统计分析后，企业就可以概要的分析出，做某一岗位员工的所需要的平均能力，我们称为能力基线，将能力基线与目前在岗员工的工作能力对比，如果发现该员工能力低于能力基线，企业就应该去分析，是其工作态度，还是工作安排的问题，就要采取相应的培训或者激励方式。如果发现某员工能力高于基线，企业可能需要去奖励该员工，让别的员工也产生更高的绩效等，因此能力基线是成为企业人力资源政策的重要依据。同时当能力基线建立后，项目计划的进度就可以比较准确的估算，一个企业当项目成本与进度都可以清楚的计算出来，项目管理与控制就显得容易，别且可以开展与同行业，甚至跨行业的基准比较。不断的提升员工能力，进而提升企业整体能力。

2、建立企业资源管理依据

作为企业的高层经理或者人力资源总监，可能都经历过这样的事情：当一个职能经理或者项目经理，提出该部门或项目组人员不够，需要申请加人或者招聘员工，企业如何来判断是否真的需要？有什么依据？如果通过工时计算，我们就非常清楚了。比如一个部门现有员工10人，按照公司上班如每天工作8小时，有效工作时间加入为6个小时，每周上班5填，该部门每周总的有效工作时间至少为300小时.人。如果整个部门的统计工时少于300个小时.人，说明部门工作量还不饱满，就应该不需要招聘新人，而需要加强有效工作时间，比如减少非正常请假，减少员工闲聊的时间等，如果工时统计已经超过400小时.人了，说明部门为完成工作，已经在努力加班，超负荷运转了，这时候，企业可能就一定要考虑为该部门增加人员配置了。同时如果，经过统计发现某部门一年的有效工时远低于其部门的标准工时，说其部门员工工作量可能不饱和，对其部门经理要进行考核，该部门也可能需要裁员以降低成本了。这也避免了，每年职能经理为了争取多的人员配置，争得面红耳赤。

3、EVM管理方式的实现

     EVM在项目管理中是个非常好的概念，可以通过挣值将项目计划，成本，进度联系起来，非常直观的监控与预测项目现有及未来的成本是否超支，进度是否延迟等，但很多企业做不起来，因为没有其中挣值，计划值，实际值无法计算。如果，工时管理做好后，员工能力基线制定出来，每个任务的计划值，挣值，实际值就很容易计算，EVM管理方式就能建立起来。很多时候，企业在评价项目绩效，决定给项目经理或团队进行奖励时，因为项目的差异，很多指标难以直接比较，而找不到比较的标准。但EVM跟项目类型的关系不大，可以在项目之间进行横向比较。因此，EVM的建立，使在企业内，甚至行业间的跨项目绩效比较机制可以建立起来，项目绩效的好外可以直接放映出企业项目管理能力的差异，为公司项目管理能力提升，流程绩效改进提供依据，这一切，工时管理公不可没。

4、工序管理与BPO成为可能

所谓工序就是为了完成某一工作的一个个步骤或相互关联的任务，工序连接起来，我们可以称为流程或者工作流。当我们建立每个员工的工时，并通过任务的对应，我们就知道该任务的工时，将任务整合到一定的维度，就得到工序的工时。有了工序工时，我们就可以通过分析工序的工时，来判断我们整个流程环节的瓶颈，并通过改善瓶颈而提高流程的效率。对于一个企业而言，其效率的高低，处决于整个流程的系统效率，而不是单个节点的效率。很多企业在面对效率低下的时候，往往无法判断问题出在哪儿。如果有工序工时管理，问题可能就简单得多。

另外通过工序管理，我们能发现哪些工序在企业的成本是比较高的，并且是企业的非核心竞争力的流程。而这些流程可以通过外包给擅长于该方面的第三方，通过直接获取第三方的专业服务，企业不但可以提高效率，降低成本，更可以专注于其核心竞争力的发展。这就是现代流行的业务流程外包BPO（Bvusiness Process Outsourcing）的概念。在《世界是平的》这本书里就介绍到，每个企业都应该利用全球的资源，专注于自己擅长的领域，通过BPO的方式获得更快速的发展，但问题是：现代很多企业，根本不知道哪些流程是自己不擅长的，而不敢外包，导致企业的高成本运作，如果能将工序管理做好，这个问题就变动容易解决，企业就可以在自己的核心竞争力领域集中精力创造更高的价值。

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