背景
随着信息化的不断发展与推进，审批及处理等事务过程也逐步信息化，工作流管理系统应运而生。工作流管理系统通常能提供流程监控、查询统计模块，在更大程度上为用户优化流程提供了支持，从而为政府及企事业单位提高工作效率。
概念
工作流管理联盟（WfMC）对于“工作流”这个概念的经典定义为：所有或者部分由计算机支持或自己主动处理的业务过程。
工作流管理系统（WFMS）是一个软件包，它通过运行经过计算的流程定义去支持一批专门设定的业务流程。它被用来支持定义、管理和运行工作流程。
因此。对于我们来说。工作流管理系统的目标是：管理工作的流程以确保工作在正确的时间被期望的人员所运行——在自己主动化进行的业务过程中“插入”人工的运行和干预，能够说正是工作流管理系统的价值所在，也是工作流系统开发人员的主要工作内容。
那么。究竟什么才是工作流呢？让我们来看一个样例，比方开发一个简单的订单处理系统。
在这个订单处理的系统中，有例如以下几个基本的“业务活动”
- 接受订单。也就是客户填写了订单
- 一些审批确认信息。比方：客户的信誉度、订单金额的计算
- 检查库存（假设库存缺货，那么须要返回给客户信息）
- 假设有库存，那么就须要进行一些装配工作
- 发货
这是一个简单的业务过程，可是用传统的hardcode的方式，我们是这样做的
针对每个活动点，我们都须要开发web界面程序、后台的业务处理数据、后台的业务数据的存储、不得不硬性的指定下一步的运行者、须要存储于业务过程流转相关的数据等等。
况且。在现实中，业务和客户的需求总是在变的，一方面是需求的不确定性。一方面是客户的业务经营过程的调整。
那么。假设我们採用工作量系统呢？会给我们带来如何的改变呢？
开发商只须要关注于详细的每个活动的详细业务逻辑，至于这些活动点的依赖关系、处理人等等有关流程的逻辑的奇偶交由工作流系统来完毕。这不只带来开发效率上的提高。也有助于开发的系统获取更高的客户惬意度和应用度，当然也满足了客户在经营管理和业务过程控制方面的需求。
组成
一个完整的工作流管理系统主要由七个部分组成。详细例如以下。
- 过程定义工具
过程定义工具被用来创建计算机可处理的业务过程描写叙述。它能够是形式化的过程定义语言或对象关系模型，也能够是简单地规划用户间信息传输的一组路由命令。
- 过程定义
过程定义（数据）包括了全部使业务过程能被工作流运行子系统运行的必要信息。这些信息包括起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、个业务的參与者须要做的工作、相关应用程序和数据的调用信息等。
- 工作流运行子系统（WES）和工作流引擎
工作流运行子系统也称为（业务）过程运行环境，包含一个或多个工作流引擎。工作流引擎是WFMS的核心软件组元。
它的功能包含：解释过程定义。创建过程实例并控制其运行；调度各项活动。为用户工作表加入工作项；通过应用程序接口（API）调用应用程序；提供监督和管理功能等。工作流运行子系统能够包含多个工作流引擎，不同工作流引擎通过协作共同运行工作流。
- 工作流控制数据
指被WES和工作流引擎管理的系统数据，比如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。
- 工作流相关数据
指与业务过程流相关的数据。WFMS使用这些数据确定工作流实例的状态转移，比如过程调度决策数据、活动间的数据传输等。工作流相关数据既能够被工作流引擎使用。也能够被应用程序调用。
- 工作表和工作表处理程序
工作表列出了与业务过程的參与者相关的一系列工作项，工作表处理程序则对用户和工作表之间的交互进行管理。工作表处理程序完毕的功能有：支持用户在工作表中选取一个工作项，又一次分配工作项，通报工作项的完毕，在工作项被处理的过程中调用对应的应用程序等。
- 应用程序和应用数据
应用程序能够运行被WFMS调用或者通过应用程序代理被间接调用。通过应用程序调用，WFMS部分或全然自己主动地完毕一个活动，或者对业务參与者的工作提供支持。
与工作流控制数据和相关数据不同，应用数据相应应用程序来讲是局部数据，对WFMS的其它部件来说是不可见的。
标准和产品
工作流管理联盟（WFMC）颁布了一系列工作流产品标准，包含工作流參考模型、工作流术语表、工作流管理系统各部分间接接口规格、工作流产品的互操作性标准等。
如今，很多公司都基于这些标准推出了自己的工作流产品。工作流产品主要分为两大类：一类是基础的工作流系统，提供引擎、设计器、相关接口等。应用系统的开发商能够基于此类系统开发具有工作流管理功能的应用软件。
还有一类是应用了工作流技术，包含内置较完整的工作流功能，但面向应用的应用级软件系统。这样的系统是直接面向终于用户的流程化应用。同一时候，系统中还往往针相应用须要。集成了其它功能。
典型产品如神舟数码工作流软件EasyFlow，就是以工作流技术为核心的全面的企业办公自己主动化产品。
工作流引擎
开源的工作流引擎还是非常多非常多的，这里就仅仅介绍最经常使用的几个工作流引擎了。
- jBPM
jBpm是一个灵活可扩展的工作流管理系统。作为 jBpm执行时server输入的业务流程使用简单强大的语言表达并打包在流程档案中。jBpm将工作流应用开发的便利性和杰出的企业应用集成（EAI）能力结合了起来。jBpm包含一个Web应用程序和一个日程安排程序。jBpm是一组J2SE组件，能够作为J2EE应用集群部署。
- OSWorkflow
OSWorkflow是一个灵活的工作流引擎。设计成可嵌入到企业应用程序中。
它提供了很多的持久化API支持包含：EJB,Hibernate,JDBC和其他。
OSWorkflow还能够与Spring集成。
- Enhydra Shark
Shark是一个全然基于WFMC和OMG规范的工作流引擎，他使用了WFMC的XML过程定义语言（XPDL）作为自己的过程定义语言。在他的标准核心实现中，shark是一个不须要创建他自己的线程的库，而且他可以被使用到不同的环境中（在WEB应用中、在SWING应用中、作为 CORBA服务、在EJB容器中……）。
- Activiti
Activiti是一个业务流程管理(BPM)和工作流系统，适用于开发者和系统管理员。其核心是超高速。稳定的BPMN2流程引擎。它易于与 Spring集成使用。