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  • 从PMP培训归来,跟大家聊聊做项目的套路

          管理也是一些套路的传承,很多人说不去学专门的管理,照样把工作做得很好。是的,不是散打乱打就不能赢,只是会吃点亏而已。如果你有了套路在心中,那么必定会让自己车到山前开路,让事情更好办。

          所以,我去学了几招套路。回来后,真的发现,公司原来真的满满的套路,哈哈,一下看清了他们的把戏!也许有时没用,但是也许,下一次,你就用上了呢!

          首先理解重要的一点,项目经理不是官,大部分情况下也只是我们基层同学,不要误会误会!

          凭着个人对整本书的理解,写一些目前觉得有用的东西,也不枉白跑一趟pmp课堂(妈蛋,考试还不一定能过)

          项目组合让项目优先级更明确,辅助公司高层做决定。

          项目集则可以最大化利用资源,比如同时做几个类似项目,一起上线。

          项目章程是需要有的,里面记录了项目目标,主要风险,高层次的需求,商业论证和效益管理计划,成功标准。正式授予项目经理权限,可以用人了。不要坐等授权,应主动去推动授权。

          尽早识别相关方,以便开展接下来的工作。可以使用现有识别的人员,进行头脑风暴或者引导的方式,识别剩下的相关方。

          收集需求也是项目经理的责任,虽然需求别人可以主动提供,但是,在没有的时候,就要主动去挖掘需求,头脑风暴,焦点小组,引导等等方式收集需求,亲合图进行分组,专家判断基本都能用得上,如果你完全不知道是什么的时候尤其重要。

          需求跟踪矩阵,可以将需求联系上最终的可交付成果,使所有都能得到满足,让发起人或者客户知道是如何做事的。

          需求好之后,就要定义范围。范围管理避免多做和少做,做且只做。多做是镀金,不是好事,比如你这次做了,下次还做不做?做错了谁来承担后果?少做的话,一定会引来投诉和不满的。这是特别严重的事。为防止有遗漏的没有做的东西,我们WBS工作分解结构,将工作全部由大化小,全部列举出来,就可以查漏补缺了。后期变更会有,而且一定会有的,可以变更,但是一定要经过一定的控制程序,比如全部提出变更请求,由项目经理做简单判定后,决定是否影响重大,是否提交变更控制委员会(其实就是一种事情的升级上报批准流程,可以有效减小需求的随意变更且不会影响到大家的普通关系)。批准后的变更,则需要更新到新的范围进度表里去,确保变更都完成。如果是分包商一类的范围变更,则都需要根据合同说明来。

          范围完成后,需要进一步细化,将工作包转换为活动图,即任何一个可以具体实施的活动,比如去买台电脑。并将各个活动排列先后顺序,所需工时,从而得出最终的时间估算。当然了,这种估算是自下而上估算,是比较准的一种估算,其他的如类比估算,参数估算都是比较理论的或者粗糙的。可以使用进度网络图看出活动的可浮动时间,确定出哪条是关键路径,分支汇聚或分支发散,因为这些都高风险的活动项,需要特别注意。可以使用廿特图或横道图,向领导汇报项目进度,一目了然。在活动过程中,肯定会出现各种问题,我们可以通过鱼骨图分析出根本原因,使用直方图,将所有问题进行罗列排列,得出先后顺序,使分清轻重缓急。更有甚者,可以使用蒙特卡罗分析,得出更牛逼的分析。

           进度出来的同时,其实我们还应该要有成本预算控制,没有预算的项目,其实很扯淡,但是我们平时的工作似乎一直就没有成本预算。不管如何吧,如果真的要做好一个项目,成本预算是基层建筑,没有谁的钱是无上限的,我们心里应该要有这种概念。成本预算应该是高层或发起人给予项目的资金,这个预算一般应该要有项目经理参与,当然项目经理一般要依赖其他成员,得到一个最初估算。应包含,正常的活动成本需要+应急储备(项目经理可用)+管理储备(高层所有,一般不可用)。估算方式有,类比估算(依葫芦画瓢),参数估算(有公式的套路,适用于很成熟的行业),三点估算(几个小白加几个专家中和数据而得到),总之都有一定的依据,总算是有说服力了。接下来,就是管控好成本的使用,并用成本作为基本,进行多种绩效数据的推出。做成本控制,就是要实时监控成本偏差,纠正偏差,以及作出未来的预测。使用emv挣值管理技术,可以得到这些趋势。得出结果,需要解决,一般可以使用,赶工,快速跟进,资源平衡等等进行处理进度和成本问题。但是所有这些,都应受限于事业环境因素,比如公司不允许加班,民族节假日不可能上班等等。cpi(成本绩效指数),spi(进度绩效指数),tcpi(尚需完工指数),是常用的指标,可以一下了解情况。

          质量管理:规划质量,参考高层的质量政策,方针,决定测试指标。管理质量主要是管理过程,使团队行为符合公司要求。质量控制是进行质量测试的,使用质量测试指标,核对单等形式,进行监控质量。控制图将质量控制在一定范围。

          资源管理:资源有点广泛,其他方面的资源管理略过。这里主要讲的是人力资源管理。对团队管理,最初就应建立一些团队章程,以规范大家的行为,定好奖惩措施(当然这东西一般咱们普通成员是看不到的。)使用资源分解结构,将需要的资源罗列出来,自上而下的。需要的资源定好后,就要去获取这些东西了,如果自己有权力直接分配成员,那自然最好了。否则,一般使用谈判策略去跟职能经理要人,当然有些东西是要用采购的方式获取的,一般由专门的部门去完成这事,不过需求肯定是自己写的。团队成员应根据其本身特点予以相应的帮助,比如必要时给予培训。团队形成会经历几个阶段,形成、震荡、规范、成熟、解散。所以这只是大自然的规律,如果你到一个新的团队遇到这些情况,就不用惊奇了。冲突解决办法,撤退回避,包容,调解,命令,合作双赢,项目经理应该在必要的时候出面帮助解决问题。团队士气低迷时,应使用团建一类的方法鼓舞士气,其中团建中比较low的是吃饭。

           风险管理:最开始就需要评估出一些高层次的风险,登记在风险登记册中。在后续识别风险,定性风险,定量风险,制定风险应对策略。使风险在发生时,可以第一时间查看风险登记册中的应对策略。一些未知情况,则需要上报管理层,使用管理储备。如果风险已发生,则只能算做问题日志了。风险应记入经验教训登记册中,以供未来参考,提升管理实践。当有人向你报告风险,首先应该去调查一下,评估,定性分析,定量分析,从而避免不必要的麻烦。风险处理方式有:转移、接受、减轻、规避(哎有规避为啥不用呐)。当然,风险也有正面的,这时应该采取积极方法,开拓、提高、分享、接受。

           沟通管理:只是信息的传递,比如谁没有收到信息,或者谁收到的邮件过多,导致工作做不下去这类问题,才应该去检查是否沟通管理计划没有做好。多国有的团队,虚拟团队,沟通尤其重要。

           采购管理:一切按合同办事。在签订合同之前,以工作说明书为基础,进行沟通,广告等形式公开招标,收集问题后,召开投标人会议,统一解释问题,最后实施采购。管理采购是,控制采购过程的进度,附加问题,验收等等。采购过程中,出现任何问题,都应先去查看采购合同。合同有很多种,固定总价合同是甲方最喜欢的,因为只要把总价定好,其他所有事情都交给乙方处理,乙方承担所有风险。所以乙方自然是不太友好,当然了,这种合同是不允许有任何的需求的改动,不是甲方想加啥,想加啥就加啥,咱们合同说事,改动就另谈合同吧。成本加激励合同,可以使双方都朝着同一个目标前进,这种合同看起来好,但其实风险与利益存在,乙方如果完不成,双方一起承担后果吧。如果需求都写不出来,那就签个工料合同吧,做多少算多少,谁也别亏着谁。

           相关方管理:相关方登记册,记录相关方,期望,态度等。应该尽早地识别相关方,并记录下他的各种情况,别到后面别人突然冒出来指指点点,那就尴尬了。使权力利益矩阵,确定相关方的管理方式。

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