从点滴看管理之会议管理

现状

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随着岗位专业化，部门间的沟通更加频繁，一些缺乏管理的会议降低了我们的工作效率。

如何组织会议

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1. 提交会议纪要 项目经理
   • 会议的日期
   • 会议的地点
   • 会议的类型
   • 会议的目的：组织本次会议的目标和想要达到的效果。
     • 应该开的会议：
     • 避免这些会议：
   • 会议的议题：会议讨论的内容项、每一项的预计时间、总时间。
   • 指定会议记录人员
     • 考虑这些人是否可以在会议上贡献价值和获取信息。
   • 会议参与者：明确必须参加的和自愿参加的。
2. 申请会议室 项目经理
3. 发送会议通知 项目经理
   • 如有需要，发放会议材料
   • 如有需要，明确反馈方式和时间。
4. 会前检查 项目经理
   • 检查会前准备。
   • 明确会议的类型、目的、参与人员。
5. 会议组织 项目经理
   • 会议流程
     
     • 介绍一遍会议组织要点
     • 按照会议纪要给大家介绍会议目的与议题。
     • 按照议题顺序组织大家讨论并得出结论。
     • 最后由记录人员重复一次结论。
   • 会议控制
     
     • 保障会议按流程进行
     • 按照纪要保障讨论不跑题、不超时。
     • 保证每个议题有结论、负责人、时间要求。
   • 会议纪要
     • 每个议题中有价值的发言。
     • 每个议题的结论、负责人、时间要求。
6. 会中检查 项目经理
   
   • 观察会议组织情况
   • 指导会议组织。

制定会议规范

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通过参与各项目会议，梳理并制定会议规范，需要包含以下内容：

• 规范项目类型：明确我们工作中需要哪些种类的会议。
  • 明确会议目的：每种会议的目的和预期结果。
  • 明确参与人员：每种会议需要哪些人员参与。
• 会议组织指导：每种类型的会议应该怎么开。

通过此规范减少无意义的、不规范的会议。

如何实施

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1. 从自己的项目中先验证方案可行性。
2. 各项目经理先从各自的项目，执行此组织方案，定期反馈交流。
3. 实施负责人进行抽查，包括会前和会中检查，记录问题。
4. 对执行效果不好的项目团队进行一对一指导。