码农如何写好一封邮件/2

编写一封专业的邮件，邮件的内容是非常关键的一部分。

拼写

无论是中文还是英文，尽量避免错别字。先说邮件如果出现错别字，会带来哪些影响？

影响个人形象。收件人会认为你不太仔细，不太严谨，为什么发出来的邮件会有错别字呢。这对于严谨的商业合作或多或少造成一些负面影响。在同样的条件下，选择可信赖的人肯定是大家的习惯。

甚至影响公司形象。个人是在公司这个组织下的，虽说不能完全影响到公司，但是在某些情况下，你的失误会造成收件人对公司的看法。

那么怎么去避免呢？可以先看看几个方面：

语法尽量正确，尤其是在写英文时，例如时态，单复数等。

对于一些专有名词，也需要写对。例如这两个词Android、iOS，经常看到写成android、IOS，或者其他形式的，例如Python，也有人写成python，专有词有专有词的写法，这都是一些细节问题，加以注意。

幸运的是，现在的邮件系统都有拼写检查的功能，虽说不能检查出特别高级的问题，但是一些基本问题例如拼写还是可以解决的。

格式

格式也是非常重要的。邮件写的好不好，是否易于阅读，好的格式会帮助不少。

空格，空行，列表等表达形式能够将邮件格式化，提高阅读效率。

 

空格，一般多处于英文里，标点符号后需要跟一个空格。

例如：Hello Tim, thank you for supporting this project. 我们可以看到Tim后面的逗号后有一个空格，这是一种书写习惯。

空行，也是非常重要，一般用在断语段之间，这样显得每段所表达的内容不一样。清晰易读，尤其是每段内容很多的情况下。

列表有很多，例如数字开头的，radio开头的。无论用哪一个，都会让人读起来特别清晰。我举个例子，为了描述某手机，我们可以这么做，该手机内存8G，ROM128G，配置3000万摄像头，防水等。如果我们改成如下

1. 内存8G， ROM 128G

2. 摄像头：3000万

3. 防水

前后一比较，发现后者看起清晰，阅读起来舒服很多。

需要说明的是，英文和中文顶头不一样。英文时顶格写，中文可以后退2个。我看到好多人写英文和写中文一样，退后2个去写的，这不好。

陈述你的目的

写邮件肯定是有某个目的才去写的，所以要把自己的目的陈述清楚，这样阅读者一看就知道这封邮件的目的。有时候，看见过很多邮件，不把目的描述清楚，让阅读者去猜，去总结，这会降低邮件的沟通效率，前面说过，邮件是为了沟通，如果邮件表述得清楚，是有助于提高效率的。

多用If-then

一般来说，某件事情有多种选择，我们尽量在邮件里提出来。比如下面这段描述：

I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will book the meeting today, if no, 17:00 is OK to you? or what is your available timeslot? 

这样，能在一封邮件里把各种情况都考虑到那最好了，给对方多一个选择，而且是一个明确的选择。对方至少知道你的态度，如果他认为不合适的，他会主动告诉你他的时间的。

保持邮件专业   

例如，在正式商务邮件里，不要开玩笑，不要表达自己的消极情绪，甚至不要使用表情包。

同时，也不要使用一些缩写，例如tmr -> tommorrow. PLZ ->Please等。

有些时候不要用大写，因为这显得有点不友好。例如，CAN YOU REPLY TO ME BY TODAY?。这有点强迫对方似的。