作者：刘如鸿
“最大的商业信息资源并不在有良好架构的各种数据库中，而是在像Word和Excel文件这样的商业文档中。”——Jean Paoli（微软Office 2003项目的XML架构设计师）
这是一个信息爆炸的时代，这是一个高速运转的社会，对于个人，似乎无法拒绝这种改变带来的冲击。作为IT专业人员，更加需要考虑这样的社会对于我们带来的挑战，传统商业的缓慢以及信息技术的高速发展如何完整的融合，这是我们需要考虑的问题。
如今，技术本身常常是企业成功与否的关键因素。如果公司能将新软件和系统成功地结合到其现有信息基础结构，就可以实现并保持竞争优势。在当今苛刻的商业环境中，这意味着必须实现能进行经济高效的、优化的运作的系统。其关键能力包括：向日益增加的移动工作人员提供及时准确的信息的能力、不断提高信息工作者的效率的方法，以及保护系统完整性和公司知识产权的能力。
另外，阻止日益泛滥的垃圾邮件的程序和服务，以帮助工作人员可以对接收到的数据进行分类和筛选以查找有助于制定明智决策的关键业务信息的工具。此外，一个公司要想发展，其IT 部门必须能够部署、维护和更新提供所有这些能力的系统，同时尽量减少工作环境的中断和信息工作者停工时间。
新技术的使用必要吗？
技术变革的动力不是在于技术能够领先多少，而是新技术的采用是否真正能够带来生产力的提高。网络经济的泡沫破灭之后，越来越多的企业意识到过度 “信息化”并无法正在解决他们业务中存在的问题，于是企业决策者对于他们的IT采购计划执行了更加严格的控制，信息技术应用性价比的平衡也越来越得到认同，而不再一味盲目的采用新技术来所谓“企业信息化”。
我们必须考虑企业在什么时候应该选择怎样的新技术。
日常企业信息应用的困挠
作为一个企业决策者和业务人员您是否经常被下面的问题困挠呢，是否经常为处理这些事情弄得焦头烂额呢？
1. 数据的分散
员工是企业竞争力的核心，这个也就是我们不断提及的“企业以人为本”。可是我们有大量有价值的信息都是在员工身上，工作中有50%到70%的信息都是从同事那边得到的，而因为部分设置及其一些其他企业运作中不可避免的因素导致员工之间的沟通不是能够整整如此畅通的。我们企业中有80%的信息是存储在员工的个人硬盘或者文件夹中的，而目前的协同办公很难做到真正的共享这些资源。
2. 数据存储介质和信息系统之间的鸿沟
真正的无纸办公时代还只是一个梦想，甚至有人戏称信息化办公之后，其实是加剧了纸张的铺张浪费。这种情况下，目前的数据存储介质还是基于Word，Excel这样的文档为主，这些文件蕴含了企业运作过程中最重要的文档和数据，可能包括核心技术资料，规章制度，表格，统计数据等，他们格式各不相同。而信息系统则是依赖于良好的数据库架构，对于数据输入源要求比较规范的格式，对于一些非规范数据更多的是采用剔除或者变通的处理方式。在许多时候，企业的业务是多种多样的，所以更多时候只能够用半结构化或者非结构化数据去描述，目前信息系统要求的高度规范数据输入也就大大限制了其使用范围。
3. 操作使用习惯的差距
“我们可以引导用户改变操作习惯而去使用更好的系统，但是绝对不可以去强迫他们改变他们因为业务流程而形成的操作习惯，那样只会让用户反感，甚至抵触新的信息系统使用。”这是很多IT专业能够深有体会的一点，对于操作而言，用户还是更加倾向于使用Word,Excel这样的工具去记录和解决他们日常的一些问题。每一次新的信息系统的采用总会不同程度的遭受老用户的抵触，虽然一个出色的信息系统能够在日后的运作中去改变用户观念，但是这是一个代价极其昂贵的等待。
我们现在用的Excel、Word都挺好，为什么一定要我们改变？
这样的问题我们不得不一次又一次面对。
日前的信息系统无法解决根本性的问题
上述问题归根结底的原因就是目前的信息系统还存在一些无法解决的根本性问题，而正是这些问题在限制业务人员最大可能的利用信息技术带给我们的好处，更有甚者，就是去抵触新技术的使用。
1．传统的C/S(Client/Server)应用程序提供了强大的功能，但是最根本的问题在于部署，企业业务总是在不断改变，为了适应不断提出的业务改变，企业IT技术人员不得不频繁的升级系统以满足最新的业务要求，而C/S结构的版本升级控制正是他们头疼的问题。
2．从某种意义来说C/S的弱点正是B/S大行其道的主要原因，但是在企业内部信息系统中依然存在一些“软肋”，比如大部分的B/S系统在使用之前都会要求登录；在多个应用系统之间的切换和互操作上还是严重依赖于Web应用所能够提供的功能，比如办公流系统中的文本留痕，审核记录等等，通过Web只能够提供简单的应用，而这些所谓“简单”对于开发人员可能需要技术复杂的脚本开发技巧和服务器处理。正是因为如此，脚本的有限功能和HTML受限的图形表现能力也成为Web应用程序的一个“瓶颈”，需要实现一个高度角户的用户界面对于Web应用来说还是有点勉为其难。
3．我们不能够否认的是目前大部分企业使用最多的是Office，在从手工办公时代到信息办公时代从某种意义上来说只是完成了“初级阶段”，用户会有一个比较成熟的心态去接受纸质办公的电子化，但是距离真正的高度信息化，还仅仅是一个梦想。和目前办公系统准确的说更多是Office之间的结合就显得非常重要。为此，很多应用服务提供商开发了相当多的基于Office集成的信息系统平台，在基本符合用户使用习惯的基础上利用了信息系统本身强大的功能。不过遗憾的是，集成始终有限，我们依然无法最大程度的利用信息系统平台和Office的功能。
4．纸质时代正在走进一个临界，信息化更多的只是限制在打印和文档存储上，真正的流程运转中并不是依赖于电子文档，而是依赖于那些打印出来的文档，环环相扣的企业业务中实质还是依赖于经手人的手工签字进行业务确认。目前信息系统的高度集成从某种意义上来说能够解决这些问题，数据的高度依赖让企业能够拥有准确可靠的数据，反过来说业务的复杂和不断改变也让信息系统有点“死板”，智能办公只是一个期待，我们依然有很长一段路需要走。
解决方案的核心动力
“我们不是去解决存在的所有问题，但是我们需要解决一些必须解决的问题”，这是大部分企业决策者在做软件采购计划的基本原则，那么是什么原因才能够促使企业决策者启动新的信息应用平台？
1．个人。一个高度集成的信息系统能够让员工在最短的时间内或者最多的必要信息，知识的集成让其减少了培训时间，协同办公员工能够随时随地获取需要的信息。这样的结果是员工得到更好的职业技能，能够根据到手的信息快速采取行动，减少了信息滞后产生的损失，也正因为如此，员工能够有能力做得更快更好。
2．团队。一个集成的信息系统能够让团队更好地完成协作，同时也提供了多种协作方式的可能。
3．组织。能够收集更多的相关信息，及时找到相关的信息和联系人。
选择Office System?
这时候，我们将目光投向Office 2003 System,，Microsoft Office已经从一套提高个人生产效率的产品逐步发展成为一个更加全面和完整的系统。Microsoft Office System构建于许多人已经熟知的工具，囊括了设计用于协助解决广大业务难题的程序、服务器、服务和解决方案。
Office System到底是否能够解决存在的问题
这样的产品是否能够真正解决我们的问题，或者说尽可能的解决我们目前迫切需要解决的问题？
1． Office System对于前端而言还是最传统的应用程序如Word,Exce,PowerPoint,从而保证了能够提供丰富的图形表现界面和交互要求，也沿袭了用户长久以来养成的使用习惯。
2．一些新技术如InfoPath，Smart Document等等技术的引入为其在网络交互方面提供了更大的空间。
3．从单一应用程序逐渐迁移成企业应用平台，如Sharepoint(WSS,SPS)，R&R等等服务器段技术为其连接其他系统提供了可能。
那么下面的就让我们来看看Office 2003 System的组成和体系结构，相信通过以下的介绍能够让您明白这套系统能够真正解决上述提出的问题。
Microsoft信息工作平台
最新版本的Windows Server 2003是一个可靠，高度扩展的基础架构平台，从图1我们可以看到它承载3个主要角色。
1．应用程序平台(Application Platform)。旨在提供一个高性能的应用程序环境，使其能够有组织的的快速创建应用程序。
2．信息工作者基础架构（Information Worker Infrastructure）。
3． IT基础架构（IT Infrastructure）。
在Windows Server 2003上承载了一些至关重要的服务，而这些服务正是支撑信息工作平台的基础，除了Windows 2000已经出现的文件存储和打印服务、多媒体服务及其终端服务，在Office 2003 System和Windows Server 2003,则增加了权限管理（Rights Management）、SharePoint Services和LCS Services(Live Communication Server Services)这3个至关重要的服务。
而依赖于这些服务，Microsoft的系列服务器搭建了一个可靠、高度扩展的应用程序环境，这些服务器包括SQL Server,Project Server,Commerce Server ,Biztalk Server ,Exchange Server及其新的SPS(SharePoint Portal Server),而正是这些系列服务器，足以用来创建企业内部信息应用，电子商务，流程管理等等复杂的业务需求。
Office 2003 System能够形成新一代的企业信息应用平台的真正关键不是在于提供了多少的客户端工具给用户带来的使用便利，因为这些特点在Office的前续版本已经做得足够好，而平台的高度集成才是其最核心的竞争力所在，依赖于完善的Windows Server提供的服务体系，IT工作者能够快速便捷的构建自己的信息应用平台。
图1 信息工作平台结构图
Office System组成
相对于Office 2000或者XP，Office 2003最大的改变不是在于专业版（包括我们熟知的Word，Excel，Outlook，PowerPoint，Publisher，FrontPage等等）提供的那些产品功能的增强，而是让这些产品形成一个完整的系统，提供了从前端到后台的完整解决方案，这些支持表现在个人工作效率提升、流程管理、提供高效团队合作及其商务信息方面。
图2是Office 2003 System的产品体系结构图，完整的体现了Office System套件在解决各个问题域上提供的产品。
图2 Office System体系结构图
个人工作效率提升
Office 2003中XML的引入不得不说为一个重要的改变，正是因为如此，异种数据格式之间的交换也成为可能，在这个基础之上，Word文档、Excel表格及其幻灯片等等都能够通过XML这个媒介自由转换和集成，也有利于第三方软件提供商在系统中集成这些Office信息应用。
OneNote是2003中新推出的一个子产品，使用OneNote可将您的想法和观点记录在电子笔记本中，从而可以方便地检索它们。例如，使用OneNote可执行以下操作：记录会议笔记、迅速写下想法、收集研究材料和记录演讲笔记。同时OneNote也提供了和后台系统如SharePoint之间的无缝集成。
通过Project和Visio 2003个人用户可以快速的定制计划和绘制相关图形。
流程管理
通过Visio 2003和SharePoint Portal Server及其Publisher的结合，用户能够通过图形表现的流程来协同工作。
提供高效团队合作
通过SharePoint Portal Server(SPS)，Exchange Server，FrontPage 2003，SQL Server，Office Professional Edition提供的组件则能够一个高效系统办公环境，在这里，SPS提供平台层级的容器管理中心，而其他两个服务器套件SQL Server和Exchange Server则作为SPS的运行基础和扩展通讯支持，SQL Server作为数据服务器使得SPS能够进行企业内部的爬网搜索，MyWebSite等等方面的支持，Exchange Server则提供了信息交换运行的基础平台。
我们可以通过FrontPage 2003、Office Professional Edition 2003等等能够访问上述的后台服务支持。
商务信息的支持
InfoPath的提出则为Office在解决商务应用领域提供了一个可能。通过Windows Server ，我们可以部署Small Business Edition 2003，配合InfoPath强大的异种数据集成能力丰富的交互界面，我们可以定制出适合自己的商务应用系统。
下表列出了Office System在应用程序，服务器，系统服务三个部分中的各个产品内容。
| 分类 | 产品 | 介绍 |
|---|---|---|
| 应用程序 (Program) |
Access 2003 | 数据库 |
| Excel 2003 | 电子表格 | |
| FrontPage 2003 | 网页制作工具 | |
| InfoPath 2003 | 表单输入 | |
| OneNote 2003 | 日记便签 | |
| PowerPoint 2003 | 幻灯片 | |
| Publisher 2003 | 出版方案 | |
| Project 2003 | 项目管理 | |
| Visio 2003 | 绘图工具 | |
| Word 2003 | 文本处理 | |
| 服务器 (Server) |
Live Communications Server 2003 | 即时通讯 |
| Project Server 2003 | 项目管理服务器 | |
| SharePoint Portal Server 2003 | 提供基于内容整合的企业内部信息应用解决方案 | |
| 服务 (Service) |
Windows SharePoint Service（WSS） | 作为Windows Server 2003的一部分提供基于协作主题的文档和列表服务 |
| Information Rights Management Service | 信息权限管理服务 | |
| LCS Service | 即时通信服务 |
重要技术介绍
在Office 2003出现了一些非常实用并且至关重要的技术，正是这些技术的引入使Office System成为一个值得选择的企业信息应用平台。
InfoPath
InfoPath 2003 可以用来创建丰富的动态表单，这些表单可供工作组和组织用于收集、共享、重用和管理信息，从而改进整个组织的协作和决策制定。
1．高效地联系到人、访问信息和连接业务过程。对 XML 和 Web 服务的支持可帮助您从桌面访问组织的业务系统和过程。您的组织的员工可以更高效地查看业务信息，从而使他们能够作出更好的决策，采取更有效的措施。
2．访问以前在相互不兼容的异类系统中捕获的信息。通过使用行业标准技术（例如 XML 和 XML Web 服务），InfoPath 提供了一种内置的支持功能 - 即使信息位于相互不兼容的异类系统中，全组织内的员工也能访问和使用信息。
3．减少重复的和低效的数据输入。InfoPath 支持 XML，可以帮助您在整个组织范围内收集和重用信息。这可以避免不必要地重复输入数据，从而可提高工作效率。
4．更有效地与工作组成员协作。InfoPath 与 Microsoft Windows SharePoint Services 集成在一起，可以使工作组使用 Windows SharePoint Services 表单库来快捷而轻松地进行协作。
5．更灵活、更准确地收集信息。InfoPath 中易于使用的表单使得收集信息的过程更简便、更高效，内置的数据验证功能提高了您输入的数据的准确性。重复的节和可选的字段使得用户可以在填充表单时动态地自定义表单（例如扩展或添加节），从而可提供更好的上下文，使信息更有意义。
SharePoint(WSS & SPS)
Windows SharePoint Services (WSS) 是一个用来创建能够实现信息共享和文档协作的Web站点的引擎，从而有助于提高个人和团队的生产力。它是Microsoft Windows Server 2003中所提供的信息工作者体系结构的重要组成部分, 为Microsoft Office System和其他的桌面应用程序提供了附加的功能，并能够作为应用程序开发的平台。
SharePoint 站点将文件存储提升到一个新的高度，从存储文件到共享信息。这些站点可以为团队协作提供社区，使得用户能够在文档、任务、联系人、事件以及其他信息上开展协作。它们允许团队和站点管理者更轻松地管理站点内容和活动。这样的环境旨在实现轻松和灵活的部署、管理以及应用程序开发。
图3
SharePoint Portal Server（SPS）2003是一个可伸缩的门户服务器，连接到整个业务流程中的所有个人、团队和知识。 SharePoint Portal Server 2003提供了一个安全的企业商务解决方案：
- 通过单点登录和企业应用程序集成功能，将来自不同系统的信息集成到一个解决方案中。
- 提供灵活的部署和管理工具。
- 实现了个人、团队和信息的整合、组织和搜索，简化了端到端的协作。
- 通过门户站点的内容和布局的定制和个性化，以及目标受众功能，使用户能够快速找到相关信息。
WSS vs SPS
Windows SharePoint Services 为团队协作和生产力提供了站点，并且实现了大量智能 空间。 SharePoint Portal Server 2003将这些空间与个人、知识和业务流程连接起来，实现了智能的企业。
通过使用SharePoint站点为个人、信息和公司创建门户站点，SharePoint Portal Server 2003 充分利用了Windows SharePoint Services。虽然这些站点是专门针对SharePoint Portal Server 2003，但他们使用了Windows SharePoint Services 平台所提供的各种技术，例如Web部件和SharePoint文档库。
SharePoint 产品和技术提供了具有灵活的部署和管理工具、高度可伸缩的协作解决方案。SharePoint产品和技术还将实现更高层次的价值，提供一个可访问的、友好部署的、高度可伸缩的平台，用于开发扩展的应用程序。
R&R(信息检索)
信息检索服务是可以让Office 2003中的所有工具使用网络上提供的信息检索功能（一种定制的Web服务），因此从根本上说信息检索服务就是一种网络服务。这种网络服务同普通的Web服务最大的区别就是它传递经过特殊封装的SOAP信息，这种格式信息能够被Office 2003内置的分析引擎正常识别和显示,因此具备了丰富的表现界面和交互能力。
Smart Document(智能文档)
智能文档是微软Word 2003和Excel 2003中新的可编程特性。开发者可以建立用可编程代码片段增强了的Word或Excel智能文档，以辅助用户建立和修改它们。重复使用模版内容、为如何格式化或完成文档实现业务规则、通过正式批准的过程路由（routing）文档等等过程，Office智能文档都可以简化。
在Office 2003智能文档解决方案中有五个主要的部分
首先，要有Word文档或Excel模版;
其次，要有XML大纲定义（XSD）。Word文档或Excel电子表格都使用来自XML大纲的元素作记号，用于覆盖全部或部分文档或工作簿上面的XML数据模型;
第三，你要有操作处理程序（action handler）DLL，可以在Visual Basic、Visual Basic .NET、Visual C++或Visual C#中开发它;
第四，要有说明解决方案安装指令的XML扩展包清单文件;
最后，要有你希望安装到本地计算机的解决方案需要的其它文件（例如GIF或JPEG、HTML或文档片段）。
基于Office 2003 System的解决方案实现
企业解决方案技术实现架构
图4 Office 2003 System解决方案结构示意图
如图4所示，SharePoint Portal Server是Office System企业应用的核心平台，它和LCS Server ,Project Server一块，依赖于Microsoft SQL Server作为数据存储的平台，构成了企业信息应用的基础架构。
SPS和LCS还有Project Server构成了Office 2003信息应用的服务器平台，而这三个服务器依赖于SQL Server作为数据存储引擎。
1． SPS提供了基于内容的集成，通过SPS，我们非常容易的从Web服务器，Lotus Note数据库，Exchange文件夹，LDAP服务器等等其他信息提供源获取企业需要的数据，而所有的内容都能够以一种最简单有效的方式提供给Office客户端，如Word，Excel，PowerPoint等等，更为强大的功能体现在能够将企业各个应用程序无缝集成，从而以一种统一的方式提供给Web客户端。
2． LCS则提供了一个及时通信平台，我们非常容易的使用Windows Messenger作为客户端通信工具。
3． Project Server则提供了基于项目管理的解决方案。
通过IIS服务器提供的Web站点则为各种终端用户提供了基础的信息访问，这个其中包括基于浏览器的访问，还有通过Web Service访问的客户端程序，当然还支持Mobile用户还有其他访问方式的用户，比如通过WebDAV还有Remoting技术的各种客户端。
客户端方面，Office 2003 Professional能够直接访问SPS或者WSS，也同时提供了一个协同工作的机制，包括通过Web Service还有客户端访问的SPS或WSS的API。
除了各个组件提供强大功能，开发人员可以通过Smart Client技术加强客户端的表现力，使文档不仅是数据的表现载体，同时是业务逻辑的表现载体，而新引入的R&R技术则能够将服务器资源和客户端的强大表现力整合在一起，从而提供一个通用并高度交互的应用解决方案。
针对用户场景的具体实现
案例假设
XXX企业是国内从事电子产品交易为主的贸易有限公司，其公司内部有销售人员近150名，占公司总人数的2/3，业务涉及全国各大主要城市，是国内一个中等大小的贸易公司，其管理和运营方式正处于传统向自动化过渡阶段。销售人员的收入占公司主要收入的90%，但是该企业的信息流和物流信息不够通畅，因此，如果能解决这个问题，将会很大提高的提升公司的盈利价值。
现今，造成这个问题主要由于企业内部信息流通不充分，导致销售人员不能方便的获取必要的信息，信息的时效性比较差。销售人员提交的销售数据、订单等信息格式不能完全统一，造成信息流转的周期过长，工作量大而且重复。具体分析，可以发现该企业中有如下的一些问题：
1、销售人员在提交销售信息时，各种数据的输入格式不一致，他们提交数据的时候会采用各种方式，例如：Word文档、Excel表格，纸制品的销售清单等。该企业中为解决这个问题曾经开发了一套销售管理系统，想为销售人员提供统一的输入接口，但是由于系统功能的不完善，没有能够在整个企业中广泛使用。比如说：当销售人员在企业外部无法连接到公司的财务系统或者处于无法连接网络的情况下，该系统将不可使用，销售人员不得不把销售数据单独记下来，然后，回到公司再把数据输入到系统中。这些重复性工作，以及数据格式的不统一造成了信息处理的效率低下，直接影响了公司的信息流转畅通性。
2、企业中各种包含数据的文档，这其中包含销售信息、库存信息、员工信息、产品信息等等，而这些文档的信息存储在各种介质中，包括：各种纸制品，也有各种类型的电子化文档格式，Word、Excel、Access等。公司内部有各种类型的数据库用于存储数据信息，而这些数据库之间的信息共享和互通做得不好，造成大量的信息冗余，并且增加了管理的复杂度和成本。这些数据的管理、查询、显示等都无法统一管理，造成对信息的利用率很低。
3、企业中有大量的信息和数据，作为企业中的一员，销售人员、企业经理甚至企业的高级领导者，经常不能够及时方便的获得需要的信息，由于各种信息系统无法共享，他们经常需要从各种数据表格、数据文档，以及复杂的信息查询系统中获取需要的信息，然后再把它们按照自己的需要组合起来，这造成获取有效信息的代价巨大。
4、该企业中有大量的文档需要处理，其中关于审批的文档数量巨大，该企业中的审批流程还采用传统的手工模式，处理过程长，而且出现错误的概率比较大，经常出现丢失和延误的现象。而且企业中许多文档具有固定统一的格式，这些文档都主要通过手工完成，工作效率比较低。企业的管理者期望能够采用自动化的处理方式，以提高审批工作的效率和业务流转的速度，以及各种文档的流转速度，但是难度很高。主要由于企业中的文档无法提供高度的自动化和交互性，而开发单独的系统对于企业而言，资金、人力和时间的代价又过高。通常，企业的经理、销售人员在阅读文档过程中不仅仅想获取信息，他们还同时想做一些操作，能够反映他们决定和意见，如果能够在不改变现有工作方式的方式下，完成这一需要将会受到广大员工的欢迎，会非常大的提高效率，而不必改变现有的工作习惯。
解决方案
1.InfoPath
销售人员需要把已经销售产品的数据归档，所以它们可以利用InfoPath来做这件事情。
此外，销售人员有些时候还需要对一些比较大的销售订单向上级进行申请和汇报，这种情况下亦可以利用InfoPath提交这种带批准的订单。InfoPath主要用于格式化这些数据，以一种统一的格式保存到服务器上，这个过程中可以充分利用InfoPath标单的数据标准化的优势。
2.SharePoint Server
关于销售各种数据都保存在SPS 服务器上，同时还可以保存各种文档，无论是Word还是InfoPath的相关文档。
SPS可以作为企业内部一个门户网站，员工、销售人员和经理都可以通过这个网站方便的访问销售的相关信息，同时它可以提供强大的权限管理，不同的员工的权限不同，将会看到信息量不同的数据。
SPS还可以在销售人员提交各种销售订单和销售数据表单时，实时地对提交的表单进行信息挖掘和抓取，我们可以把它看作一个销售和员工数据的仓库。比如说，销售人员提供的销售保单中，SPS可以即时从中抓取销售额，销售数量，库存等信息自动在服务器端生成一个新的数据表，这个数据表可以是各种格式：Word、Excel、InfoPath或者仅仅是一个数据库中的视图。
SPS提供高级经理和有权限的人进行大额订单或者其他需要审批的订单审批功能，这样通过这个门户站点，就可以直接完成审批功能，这个过程有完善的权限控制以保证安全性和不可否认性。
3. R&R Service
信息检索服务可以使用在SPS提供的搜索接口，直接查询数据。它可以完成以下功能：
输入产品名称，查询分类汇总的销售数据；输入员工名称，查询员工的信息：邮件，电话等，以及该员工的销售额等详细的销售信息。
可以搜索订单，查询订单的状态，查询订单数据等，总之这方面的应用可以做得还是挺多的。
信息检索服务提供了一些简单的操作定义，比如按钮、下拉列表等控件的使用，这些都是以信息检索为基础的，其实R&R可以和SmartTag紧密地结合起来，可以用SmartTag定义复杂的操作，比如说发送端信息，发邮件，以及自动生成数据报表和文档报告等。
4. 智能文档
智能文档在整个流程中应该属于末端的一个应用，而且它可以横跨Word、Excel和Access，所以可以利用智能文档的功能，从SPS上获得数据然后自动生成相应的报表，销售报告以及数据表等。
智能文档也可以用于做审批的功能，可以加上短信和邮件这样能提供企业业务流程自动化的功能和场景。
智能文档也可以作类似R&R的搜索功能，然后根据这些搜索功能来生成需要的报表和报告等。
国内的Office成功应用解决方案
虽然Office 2003 System真正进入中国还不足一年的时间，一些比较远见的企业已经开始使用Office 2003 System搭建自身需要的企业应用平台，包括项目管理，及时通信，知识管理，信息权限管理等等，以下列举出一些比较成功的解决方案。
项目管理
XX通讯是一家从事通信系统设备研制的公司，他们希望能够高效利用资源来管理日益增加的工作量，在项目内部以及项目之间评估排程和资源变更而产生的影响；从而能够向主管及客户有效地交流沟通资源的需求，掌握项目的期限等信息。尽量少地引进培训和时间成本，提高个人和团队的工作效率。
根据解决方案提供商的建议，他们采用了，Microsoft 企业项目管理（EPM）解决方案，使整个组织、各个部门或各个小组之间协调工作，共同高效地管理项目和工作流程。
软件和服务
Microsoft Office System应用程序
Microsoft Office 2003
Microsoft Project 2003 Professional
桌面操作系统
Windows 2000/XP clients
后台服务器
Microsoft Windows 2003 Server
Microsoft Project Server 2003
Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003
Microsoft SQL Server 2000（包含OLAP）
由于EPM解决方案符合XX公司的研发流程，可以非常快速地在企业中部署使用，使项目组建立起了有效的进度计划编写平台，为计划流程规范化提供了可能，也使项目组各个角色的分工统筹运作更加合理，协作和沟通变得方便。
知识管理
YY房产是国内一家地产顾问公司，在公司的工作流程中，往往需要一个工作组来完成一个项目，或者由几个工作组来配合完成一个项目，这些项目通常会包括楼盘的营销、代理，从而会产生出大量的策划方案、销售报告、产品分析、需求报告、客户反馈等电子文件。这些文档需要方便地共享和交流，同时也需要得到适当的保护，以免泄露。非常希望能够通过技术手段来保护企业运营过程中的重要文档，并且能够通过一个网络协作平台实现高效率的协同工作。
在解决方案提供商的协助下，他们在Microsoft Windows Server 2003操作系统上部署Microsoft Windows Rights Management Service，将其与Windows Server中的活动目录和Microsoft Office 2003紧密集成，来保护与日常办公所产生的敏感的Web内容、文档和电子邮件。通过Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM），使所有的工作都可以基于这个平台来开展。
软件和服务
Microsoft Office System应用程序
Microsoft Office 2003 专业版
桌面操作系统
Windows 2000/XP With RM客户端
Microsoft IE 6.0 with RM Add-on
后台服务器
Microsoft Windows 2003 Server with RMS
Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
Microsoft SQL Server 2000
因为做到了重要文件和信息可以安全地存在于公司的网络中，所以就可以安全地通过Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM），使所有的工作都可以基于这个平台来开展，包括加班通知、外出登记、图书资料借阅、业绩报告、市场调研、市场分析等等，并且业务主管部门还可以通过知识管理平台来对营销数据进行深层次的挖掘和分析，以获得最新的企业运营报告。
结束语
通过如上的篇幅我们大致介绍了基于Office 2003 System的应用解决方案实现，具体的相关技术可以参看本专题的相关文章。