一、询价与报价
报价邀请
标准的询价函通常都会注明以下信息：
- 采购负责人的联系方式
- 回函上需要注明的案卷号以及回复的截止日期
- 对所需产品或服务的描述及数量
- 交付日期和地点
- 买方的标准采购条款（如有特殊要求亦应注明）
- 付款条件
报价评估
比较各家供应商的报价需要留意以下问题：
- 所有供应商的成本计算方式都一样吗
- 是否所有的成本都已知晓，还是需要进一步的信息
- 各家的成本分别包含了什么
- 低定价的背后是什么
- 信用期或付款条件有什么差别
评估供应商的价格时需要考虑的因素：
- 前置期
- 附加成本（运费、保险费、安装费、培训费），使用成本（能效）以及残值和处理成本
- 保修条款
- 备件的可获得性和维修责任
- 过时的风险以及升级到更高规格的能力
- 付款条款
- 对于海外供应商还有兑换率、税收、进口关税等问题
二、招标过程
招标类型
- 公开招标：对所有潜在的投标方一律开放；
- 选择性或限制性招标：投标前要资格预审
- 限制性公开招标：邀请有希望的供应商公开进行竞争，但招标的广告尽在限定的媒体上发布
- 谈判招标：选择少数几家供应商与买方进行直接谈判
在买方可以选择的时候，通常都会采用选择性招标：
- 相比公开招标和谈判招标，对于买方和供应方都更省时省钱
- 与公开招标比，这种方式在后期出现技术能力或产能方面的问题的可能性较小
依照设定的标准对潜在投标方进行资格预审，可以由于下列理由排除不应该进入后续流程的供应商：
- 不具备近期从事相关种类工作的经验；
- 不具备完成工作所需的稳固财务
- 不具备成功完成工作所需的人力或管理资源
- 不具备必须的技术、设施或能力
- 严重依赖分包但不具备有效管理供应链所需的控制力
- 风险过高
正规化的招标操作
最佳化的招标程序应该有以下步骤：
- 拟定详细的规格，起草合同文本
- 决定是采用公开招标还是选择性/限制性招标
- 为招标流程确定一个可行的时间表
- 公告需求内容、招标程序、竞标意向表达时间表（在选择性招标中）或提交标书时间（在公开招标中）。
- 对收到的竞标意向发出资格预审问卷
- 发出投标邀请函(ITT)和招标文档
- 规格以及其他招标文档
- 潜在供应商在规定时限内提交完成的标书
- 在指定日期开标，由指定的官员作为见证人
- 将收到的标书记录在案
- 按照预先设定的标准对标书逐一进行分析，从中选取“最优要约”
- 开标后的供应商信息澄清与确认，以及谈判（如果需要）
- 合同授予，公告或通知合同授予情况。
- 总结汇报：按要求对落选的投标方做出反馈
三、供应商方案的评估
标书的评估应该是依据明确、客观、在最初的投标邀请中给予明确了的合同授予标准而进行的。
总体原则是，中标方应当是价格最低或最具经济优势的投标方，但还需考虑其他问题：
- 需要分析各份标书是否满足了规格的要求、满足的程度如何，特别是功能性规格。
- 投标方的整体解决 方案之间可能有着很大的差异，其中一个可能比另一个更具吸引力，但价格可能更高。
因此，任何投标邀请都要明确声明：
- 买方不一定仅限于接受最低的价格
- 如果有必要对标书进行审核和确认，或者讨论对于供应商要约的改进与调整的可能，则有可能进行开标后的谈判
加权点数方法（Weighted points system）
- 提出选择要素和权重：通常由跨职能招标团队完成
- 评标小组共同按照各个要素给各个参加竞标的供应商打分或给出点数
开标后谈判
在收到正式标书之后、合同签署之前与提交了最低可接受标价的一个或一些供应商进行的谈判，目的在于在不讲其他投标方置于不利地位、或影响其保密性或对于竞争性招标系统的信心的前提下，获取价格、交付、内容方面的改进。
- 开标后谈判会议中买方至少应该有两人参与以保证透明和负责。
- 来自买方组织的谈判人员应该在开始会议之前与相关管理者明确自己谈判策略。与此同时他们还需要预先确定一系列标准以便决定供应商方面的哪些条件是可以接受的。
- 会议内容要形成纪要以确保对谈判过程和结论有据可查。
- 买方应该以职业且合乎商业道德的方式进行谈判。
合同授予
现在应该签发相关合同文档，正式确认合同了。
一般来说实际签署的合同中应当包括投标邀请、供应商的书面投标方案以及所有的修改。
合同交接协议
投标邀请中可以要求投标方提交一份关于在合同结束之时向另一家供应商进行移交的交接计划，以供买方认可。其中可能包含文档、数据，在合同过程中所涉及的资产的移交、保密承诺以及知识产权保护等。
四、供应来源的推荐
招标流程的成果可能是采购或评估小组的一份报告，推荐出认为应当授予合同的供应商，并且依据合同授予标准说明如此判断的理由。
有些时候情况不是那么清楚明白，没有正规化的竞争程序，采购团队可能被要求：
- 提交一份以概括说明供应商评估和选择的过程，推荐出一份供应源或首选供应商的短名单，以备合同授予
- 提交一个商业案例，为采购政策制定者推荐特定的技术路径、战略或市场
- 批准、优选或确认一些供应商，以供非采购部门的采购者使用。
评估报告框架
- 一个标题：写明报告人、报告接收人、日期；
- 需求：一小段的介绍，阐明采购的需求内容；
- 背景：一小段，说明接触市场的方法，采用的资格预审流程，以及受邀报价或投标的供应商；
- 标书的比较和评估：可采用对照表或表单的形式；
- 逐一对各个供应商做出简短评价分析，着重与其优势和弱点及关键风险
- 逐一对各条关键标准做出简要评价分析，指出其对于选择决策的重要程度，依照各条标准对供应商的关键要点做出比较
- 建议和说明：指出哪一个供应商、报价、要约体现了最佳价值并说明理由
供应商的SWOT分析
SWOT：是一种用于评估组织总体状态、识别关注领域和改进领域的战略工具。
