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  • 工作方法与技巧

    工作是为了生存以及体现自己的社会价值。在工作中需要掌握一些工作技巧和方法,以便自己能够驾驭工作,胜任工作,从而不被工作所牵累,以达到自己的最终目的。

    工作的前提是要对自己所从事的工作有所了解,了解工作所需要的知识技能,自己所扮演的角色,自己的优势长处,缺点劣势,善于利用资源对自己的诸多不足进行完善。即自己如何能以最快捷的方式,最少的时间、资源来解决工作中遇到的问题?其实工作的过程就是解决一个个问题的过程。

    就像是世界上出现锁以后就必然有与之相应的钥匙一样,问题与方法也是共存的,即问题总是能够得到解决的。

    科学工作方法的五个步骤:第一步 正确做事,更要做正确的事;第二步 做要事,而不是做急事;第三步 关注大画面;第四步 懂得高效时间管理技巧;第五步 掌握有效管理的一些理念。


    第一步 正确做事,更要做正确的事

    1、明确目标、定位

    首先需要明确自己的目标,其次才能够做正确的事,最后在做正确的事的基础上正确的做事。个人认为有明确的目标,具体的计划,强有力的执行,合适的协作工具才能无往而不胜。清晰明确的目标有助于我们导航,因为没有目标无论往那个方向都是逆风。也可以这样来说:每一件事和每一项工作都会有其特定的最好结果,这个最好结果就是我们做一件事和一项工作所期望达到的最终目标。 一开始时心中就怀有最终目标,意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里,从一开始时你就知道自己现在在哪里。从而使我们很快地确定事情的重要性,它是让我们永远走在做正确的事的大道上的重要保障。

    2、制定合理的策略

    有了明确的目标后,就需要制定合理的策略。策略方案一定要考虑全面,将事情未来可能的变化、内部外部的各种动力及阻力、涉及到的人员的反应通通考虑在内,尽可能的多利用有利因素,屏蔽不利因素来进行设计。而且通常还需要准备多套方案,这样才能在可预料的突发情况下有应对的余地。只有有了合理的策略,在具体执行过程中或给下属分配任务的时候才能做到胸有成竹,心中有数。

    3、效率与效能

    “效率是‘以正确的方式做事’,而效能则是“做正确的事”。——管理大师彼得·德鲁克

    “正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能。“做正确的事”是由企业战略来解决的,“正确地做事”则是执行问题。

    效率与效能无法兼得时,我们首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。

    第二步 做要事,而不是做急事

    1、编排行事优先次序

    应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。

    每日待处理事件的三个层次:

    (1)今天“必须”做的事(即最为紧迫的事)。

    (2)今天“应该”做的事(即有点紧迫的事)。

    (3)今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。

    要精心确定事情的优先顺序,需要着重思考以下问题:

    (1)我从哪里来,要到哪里去?

    (2)我需要做什么?

    (3)什么能给我最高回报?

    (4)什么能给我最大的满足感?

    2、事情的四个层次

    人一天的时间是固定的,为什么有的人能在固定的时间完成所有的工作,并且准时下班陪伴家人;而有的人却在规定时间内完不成工作,还要加班加点?事情是有四个层次的,即重要而且紧迫的事情;重要但不紧迫的事情;紧迫但不重要的事情;既不紧迫又不重要的事情。如图所示。

    你的时间都花费在哪个象限了呢?

    1、是A吗?要是那样,可以想像你每天的忙乱程度,这么做会耗费你巨大的精力,而一个又一个问题会像大浪一样向你冲来。要是经常这样,你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。

    2、要是C的话,你的工作效率就可想而知了。不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要,实际情况是,这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的,你始终在被别人牵着鼻子走路。

    3、要是D呢?很遗憾,如果长此以往,你将一事无成。你既没有工作效率,也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外,还证明你是一个控制不住自己情绪的人。

    4、只有在象限B,它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急,但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成“做要事不做急事”的良好个人习惯,你工作起来才会驾轻就熟。你会提前做工作计划,按时复习功课,经常锻炼身体,保持良好状态,并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。

    3、把重要事情摆在第一位

    • 每天开始都有一张优先表
    • 把事情按先后顺序写下来,制定一个进度表:
      • 估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。
      • 去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。
      • 估计。记下你为目标所必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。

    第三步 关注大画面

    麦肯锡公司接手任务的时候,心里早就打定主意,那就是无论遇到什么困难,最终目标就是把任务完成,把问题解决。这样促使着麦肯锡历经坎坷却从容不迫。这也是麦肯锡公司取得今天声誉的重要原因。

    1、最终目标

    当你感到完全被它包围时,就应该后退一步,琢磨琢磨你正在努力完成的内容——最终目标。 你要时不时地从正在做的事情中抬起头来想一想。问自己一些最基本的问题:你在做的事情对解决问题究竟如何?它是如何推进你的思路的?这是不是你现在正在进行的最重要的事情?如果它没有多大的帮助,你为什么还要做呢?

    2、终极目标

    终极目标指的是把你的工作或是人生按照一个整体来考虑,明确自己想要什么,从一开始就知道自己的目的地,清楚自己在哪里,在做什么,自己每一天每做一件事都不会偏离自己的目标,自己每迈出的一步始终都是沿着正确的方向进行的。

    3、我现在做的,是否使我更接近目标?

    任何大的目标的实现,都是依托在一个个小的阶段上的。美国管理大师杜拉克说过:“不能管理时间,便什么也不能管理!” 你的目标是空泛的吗?自己所列的目标只是空谈吗?

    追问一下自己:

    (1)我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确,是不是可行?

    (2)对于下星期所想从事的工作,我是不是已有清晰的概念?

    (3)在一个工作日开始之前,我是不是已考虑妥当这一天的工作次序?

    (4)我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据?

    (5)我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程,又是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?

    (6)我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事?

    (7)我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事?

    (8)我是不是每天都保留少量的时间做计划,并思考与我的工作有关的问题?

    (9)我是不是善用上下班的时间?

    (10)我是不是故意减少中午的饭量,以免在下午打瞌睡?

    (11)我是不是对自己的作息时间做松驰的安排,以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件?

    (12)我是不是尽量将工作授权他人处理呢?

    (13)我是不是将挑战性的工作以及例行性工作都授权他人处理呢?

    (14)我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢?

    (15)我是不是努力组织下属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”呢?

    (16)我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间,同时又避免成为浪费部属时间的根源呢?

    (17)我是不是采取了某些措施,防止一些无用的资料及刊物摆放在我的办公桌上并且占用我的时间呢?

    (18)当我与客户进行沟通时,我是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情,而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢?

    (19)除了在例外情况下,我是不是尝试在下班后把工作抛到脑后呢?

    (20)倘若需要加班,而且可自由选择加班时间,我是不是宁可提前上班而不延迟下班?

    (21)我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策?

    (22)我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策?

    (23)对经常会出现的工作或者精神危机,我是不是时时保持警觉性,并采取预防措施呢?

    (24)我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢?

    (25)最近我是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢?

    (26)我是不是在口袋中或书包中,携带一些文件材料,如在排队时,在等候室中、在火车上,或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢?

    (27)当我面对许多需要解决的问题时,我是不是应用“80/20原则”(即帕累托原则,指只集中精力处理20%的重要问题,而不受80%的不重要的问题所困扰)来对付呢?

    (28)我是不是真正能够控制自己的时间?我的行动是不是取决于自己,而不是取决于环境,或按照他人的优先次序来进行呢?

    (29)我是不是努力一次就把一件事情做好呢?

    (30)我是不是积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等),好不让它们经常妨碍我每天的工作呢?

    (31)我是不是能总是面对现实,思考现在需要做的事情,而不是总怀念过去的得失成败,或者担心未来的变化莫测呢?

    (32)我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢?

    (33)我是不是能腾出一些时间为下级进行培训,或考虑帮他们寻找培训机会呢?

    (34)我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢?在打电话之前是不是先准备好有关的资料,而不是想起什么说什么,却常常忘记了最重要的事呢?

    (35)我是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢?

    (36)我是不是有时把自己的工作环境封闭起来,以避免工作受到他人之干扰?

    (37)在一天工作完了之后,我是不是反省一下:哪些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因是什么?以后如果再出现这种情况,我该如何补救?

    (38)在我筹备会议之前,我是不是先思考一下还有没有比开会更好的解决问题的办法 ?

    (39)开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式,以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中,使会议的效率尽量提高呢?

    (40)我是不是定期检查自己的时间支配方式,以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢?

    你能对以上每一个问题都能做出令人满意的回答的话吗? 如果可以你一定已经把自己的计划做得非常完善了 !

    第四步 懂得高效时间管理技巧

    究竟每天要做些什么呢?你可以在一天结束时或开始时静坐半个小时,首先问问自己:“今天我做到的3件最重要的事情是什么?” 随后再想想明天的工作计划,并以表格的形式把它们记载下来。

    1、有效的方式,从废纸篓开始

    有效处理文书的方式包括下列几个范畴:

    ①立即处理——不要搁下来不采取行动。

    ②阅读并保存——第一次阅读时,你该知道哪些是有用的资料,将那些认为有必要保存的东西,收集起来。

    ③阅读后丢弃——第二次阅读时,保存那些可能有用,但不是立即需要的文件。如果你在两周内不看的话,就扔了吧。

    ④文件档——收集资料,准备保存的地方,直到采取行动为止。

    2、杂乱无章是一种坏习惯

    建立一个较佳的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。

    1、把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央,其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里。

    2、不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作,转而去做其他不相干的事情,除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。

    3、一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐,并按照类别把它们放到合适的位置,千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。

    第五步 掌握有效管理的一些理念

    请记住:你不可能将整个海洋煮沸!个人的知识和能力是有限的,依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择,不要担心功劳被别人抢走。

    没有成功的个人,只有成功的团队!

    真正的团队合作必须以别人“心甘情愿与你合作,我也心甘情愿与他们合作”作为基础。 刚刚好!一切刚刚好!

    先摘好摘的果子:通俗地说,就是先从最容易、最有把握的地方做起。

    一次只解决一件事:即每次集中注意力和精力解决一件事情或问题。

    重要的少数与琐碎的多数:在任何特定群体中,重要的因素通常只占少数,而不重要的因素则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。也就是“80/20原理”。


    其他的方法

    一、积极主动

    二、不找借口

    从现在开始,工作生活中,杜绝任何一次寻找借口的机会。

    借口离你越来越远,成功离你越来越近。生活中只有两种行为:要么努力工作,要么不停的辩解。

    三、追踪与反馈

    积极追踪与反馈是主动意识与责任意识的体现。

    PS

    工作的时候,不懂的就一定要问,不用害怕,也不用害羞,没人会笑话你,因为人都愿意给别人当老师,他告诉你答案的时候,自身也会有成就感。但同样,学到了就一定要记住,脑子记不住就用笔,用手机记录下来,人都一样,不喜欢对同一个人回答同样的问题多次。

    在向别人请教问题的时候,要注意方式和方法也要主动,在工作当中,没人会劝你多学点,也没人会主动告诉你该怎么做,要提高自己的主观能动性,观察他人的工作方法和工作流程,遇到不懂的时候一定要及时的提出自己的疑问,寻求答案。

    换工作一方面是为了更好的待遇和发展,另一方面也是为了了解更多的行业和人脉。我大中华地大物博,优秀的人实在太多,他们的格局,眼光,行为,处事,方式,方法太多太多可以让我们去学习的地方,我们看不到并不代表他们不存在,而我们需要做的就是去接近他们,了解他们,学习他们。

    参考文章

    (1) https://jingyan.baidu.com/article/ca2d939d147ff4eb6c31ce88.html
    (2) https://wenku.baidu.com/view/350ab85b26fff705cc170ab7.html
    (3)https://wenku.baidu.com/view/6a41d5d1b14e852458fb579c.html (工作方法ppt,本文大多数学习于此ppt)
    (4) https://www.ssffx.com/wangzhanjianshe/39841.html (工作方法,很有思想深度的一篇文章)

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