用Excel展示SQL Server中的数据 (I): 数据库连接

在工作中，我常常撰写一些技术报告，以总结当前测试进度、分析测试结果。这些技术报告需要图表来展示数据，而这些数据大多存放在数据库中。经过尝试，我学习并总结出一种利用Excel展示SQL Server数据的方法。虽然是雕虫小技，却胜在快捷方便。本文将介绍该方法的基本技术：利用Excel导入SQL Server中的数据。

在本文中，我使用的是Excel 2007，连接的数据库是SQL Server 2008 Express。幸运的是，所介绍的技术同样适用于Excel 2010和SQL Server的其他版本。不过，本文使用的T-SQL脚本使用了一些SQL Sever 2008才支持的语法，需要修改之后才能用于SQL Server 2005。

1. 数据初始化

出于演示的目的，我在本机的SQL Server上创建了数据库bug_db。在该数据库中，我创建了表Bug和BugType，并填充了数据。完整的SQL脚本可以从这里下载。

-- create tables
CREATE TABLE dbo.Bug
(
    ID INT IDENTITY,
    BugTypeID TINYINT NOT NULL,
    CreatedTime DATETIME NOT NULL
) ON [Primary]
GO

CREATE TABLE dbo.BugType
(
    ID TINYINT,
    TypeName NVARCHAR(16)
) ON [Primary]
GO

INSERT INTO dbo.BugType (ID, TypeName)
VALUES 
    (1, 'code defect'),
    (2, 'design'),
    (3, 'performance'),
    (4, 'configuration'),
    (5, 'document')
GO

-- insert bug data
INSERT INTO dbo.Bug (BugTypeID, CreatedTime)
VALUES
    (2, '3/1/2010 12:00:00 AM'),
    (3, '3/1/2010 12:00:00 AM'),
…

Bug表记录了测试团队发现的Bug信息，包含唯一的标识符（ID）、Bug的类型信息（BugTypeID）和发现时间（CreatedTime）。为了简化演示，Bug表没有包含本文不需要的信息（它们在真实数据库中很重要），如标题（Title）、优先级（Priority）、严重性（Severity）等。此外，BugType表记录了BugTypeID对应的Bug类型名。

2. 创建视图以完成计算

假设我的任务是分析Bug类型的分布情况，那么我可以在数据库中创建如下视图。

CREATE SCHEMA [test] AUTHORIZATION [db_owner]
GO

CREATE VIEW test.Stat AS
WITH T AS 
(
    SELECT
        TypeName,
        COUNT(*) AS Cnt
    FROM dbo.Bug B
        INNER JOIN dbo.BugType T
        ON B.BugTypeID = T.ID
    GROUP BY T.TypeName
)
SELECT
    TypeName,
    Cnt,
    1.*Cnt/Total AS Rate
FROM T
    CROSS JOIN (SELECT COUNT(*) AS Total FROM dbo.Bug) B
GO

为了避免名字冲突，我首先创建了新的数据库架构（schema）test。在test架构中，创建了视图Stat。该视图利用SQL 2005引入的公共表达式计算出每一种Bug的个数，随后除以Bug总数以获得Bug类型的分布。运行SELECT * FROM test.Stat，可获得以下结果。

3. 连接视图以展示数据

在Excel 2007中，点击Data → From Other Sources → From SQL Server，打开数据连接向导。

在登录对话框中，输入待连接的数据库。

然后，选择数据库bug_db中的Stat视图。

然后，点击Finish以完成向导。这时，Excel会询问将导入的数据放置于何处。选择一个合适的单元格之后，点击OK。

这样视图Stat中的数据就呈现在Excel数据薄的表格中。

此时，Rate列的小数部分过长，显得不那么美观。可以右击列Rate所在列（即C列），选择Format Cell，在弹出的对话框中选择Percentage，然后点击OK。

这样，Rate列的数据被格式化为百分数。

这时，可以将该表拷贝复制到Word或Outlook邮件中，作为分析报告的一部分。不过，一图胜过千言万语。不妨利用Excel的作图功能，绘制出一幅反映数据分布的图，以辅助说明数据表。Excel的作图功能非常强大，在此不再赘述，只是展示一副基于该表的柱状图。从该图可以看出，大部分Bug属于code defect、design和performance。以此可以推测被测试程序有较多的性能问题。

4. 数据更新

如果表格和图需要反复使用，可以将数据薄保存。下次打开该数据薄，Excel会给出安全警告：数据连接被中断。这时，需要点击Options，并允许数据访问。之后，Excel会重新导入数据，并更新基于导入数据的图。数据库中的数据变化可以自动地在数据薄中得到体现，实在是非常方便。

此外，如果需要手动更新数据，可以利用Data下的Refresh All。

5. 小结

上述数据展示方法，是分层模型的一个实例。

1. SQL Server是数据层，存储了待展示的数据。
2. Excel是展示层，存储了数据格式化方法和图表。
3. SQL Server的视图充当了逻辑层，存储了计算逻辑。实际上，Excel的数据连接支持SQL查询，但是我倾向于将SQL查询以视图的形式置于数据库之中。第一，在Excel中编写查询比较困难，在SQL Server Management Studio中编写查询非常便捷。第二，置于SQL Server的计算逻辑可以被多个Excel数据薄共享。

分层模型充分发挥了SQL Server在数据存储和操纵上的强大功能，以及Excel在数据表现和图表制作的灵活性。不使用传统意义上的“编程语言”，便快速地实现了数据获取与展示的自动化。

参考文献

1. 韩小良，Excel+SQL Server数据库管理技术详解
2. John Walkenbach，Excel 2007宝典