一个企业要完成一个个工作以实现企业的目标或阶段目标，其中有些工作比较重要又有些针对性，企业可以把此类工作当作项目来看待。
项目一般有以下特点：
1. 阶段性：项目分为若干阶段，每一阶段均有可度量的标准以供评审，评审通过进入下一阶段；每一阶段产生一些项目文档以传递给下一阶段。
2. 团队性：项目通常需要多个人协同工作才能完成，一个项目通常需要分工给若干人。
3. 企业性：项目通常属于某一企业，要使用企业资源，并受该企业的约束如组织结构等。
项目是需要管理的，管理好一个项目一定要管理好项目质量、项目进度、项目资金，为管理好以上内容通常要制定项目计划、最优化项目团队、不断监控项目如发现问题及时更正，还要积累项目经验以便以后更好的完成项目、评价项目相关人员的工作的成果与失败以确定奖励程度。
目前计算机具有存储量大、检索方便、计算能力强、网络通信便捷等优点，我们可以利用其上述优点帮助我们管理项目，其表现形式是用项目管理软件“辅助”我们管理项目。
那么项目管理软件如何“辅助”我们管理项目呢？又应该具备什么功能呢？
首先项目管理软件应为所有与项目相关的人提供服务以便于其工作，同时应提供其工作交流的功能。
其次为管理好一个项目，项目管理软件应该能反映该项目目前的项目质量、项目进度、项目资金；提供项目计划、团队管理、项目控制、项目评审等功能。
由于每类项目的文档都不尽相同，项目管理软件应提供灵活的文档管理。
由于各企业都有其自身的特点，都有自己管理项目的方法；即便是同一企业不同的项目管理方式也可能不同。所以项目管理软件应能提供灵活的功能组合或灵活的权限管理，以便于各企业根据自身的情况使用而不是根据软件改变自己的管理方式。
那么项目管理软件又有哪些局限呢？
首先项目管理软件依附于计算机，而目前计算机不能看、不能做，只能由人来操作、控制。把人看到的“输入”计算机，利用计算机的一些优点“辅助”我们计算、检索、沟通等，以为我们提供正确的信息，便于我们正确的、方便的做我们的工作。
其次既然项目管理软件依附于计算机而计算机又是由人来操作、控制的，那么如果我们想通过项目管理软件得到正确的、全面的信息，必须先有正确的、全面的输入。
最后计算机同电话等一样都是便于我们工作的工具而已，项目管理软件也是如此，项目管理软件仅能“辅助”我们管理项目，起决定作用的还是我们自己。