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  • Excel数据透视表、高级筛选

    目录:

    一、数据透视表:

    数据透视表格式及操作注意点

    多个表共同创建数据透视表

    创建组

    创建计算字段

    创建计算项

    值显示方式

    切片器

    二、高级筛选:

    高级筛选

    与、或关系

        精确筛选与模糊筛选

    通配符

    筛选原理

    查询不重复值(利用高级筛选)

    高级筛选区分大小写

    利用高级筛选查找空值数据

    利用高级筛选查询出两个表相同的记录或者不用的记录

    筛选第一次或最后一次出现的记录

    一、数据透视表

    1.正确的数据透视表格式:

    ①数据源第一行必须要有标题,数据表中不能存在相同的标题

    ②数据透视表的标题只能是一行高,但可以在一个单元格中使用ALT+ENT强制换行

    ③数据透视表区域不要有小计,合计,分类汇总,空行,空列

    ④在同一列中,数据类型要一致,例如不能在数值型数字中出现文本型数字

    ⑤合并单元格不能出现在数据透视表中,合并单元格只是在左上角的单元格有内容而已

    取消单元格合并:

    CTRL+F---选项---格式 ▼(先清除格式)---格式---对齐---勾选合并单元格---确定---查找全部---选中查找到的记录---CTRL+A全选数据---开始工具栏下取消合并单元格

    将空值填上数据:

    选中数据列---CTRL+G---定位条件---空值---确定---在A3单元格输入 =A2---CTRL+ENT

    2.在数据透视表中如果把文本放在数值区域就是计算文本个数

    3.在默认情况下,Excel会对数据中的数值进行求和计算。

    假如数据区域中包含一个或若干个空白单元格的话,Excel将认为带统计区域不完全都是数值,就会采用计数模式,而不是求和,所以在数字区域如果为空值的话,可填写0

    4.将筛选项下的每一项单独存为工作表:

    选中数据透视表---分析---数据透视表下的选项▼---显示报表筛选页

    5.当Excel数据非常多,在数据透视表中拖动时可考虑使用推迟布局更新

    当数据源修改时,在数据透视表中只需要刷新即可

    当数据源增加数据时,则需要重新修改数据源区域

    6.在做数据透视的时候,要明确两点:

    ①必须要知道你的报表需要什么字段

    ②把字段放在列标签还是行标签

    ③如果 行/列 标签有多个字段,要考虑它们之间的主次关系(父级关系)

    7.多个表共同创建数据透视表

    单页字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---创建单页字符---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成

    筛选器中的项1、项2、项3就是工作表顺序的名称

    自定义字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---自定义字段---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成

     

     为页字段起名字:

     第三步就是为页字段起的别名

    8.合并带标签的单元格

    数据透视表工具---分析---数据透视表---选项---勾选 合且居中排列带标签的单元格

     9.创建组

    选中数据---右键(创造组)---选择步长---确定

    比如日期:就是将符合条件的数据分为一组,本例中就是将日期按照月份分组,1月里不管是11年还是13年,只要是1月都分为一组

    要想也根据年份和月份分组的话需要在下图的第二步选中年份。

    显示空值项:有一些年份没有5月,或者6月,但是还想让其在数据中显示出来(尽管数据为0)

    选中数据---分析---活动字段---字段设置---布局和打印---勾选显示无数据的项目即可

     

    可利用创建组来统计数值所在区域的个数:

    需求:统计一下评分0-9有多少人,9-10有多少人,……

     自定义字段分组:选中需要分组的所有对象---右键创造组---改名

    10.创建计算字段

    计算字段用于计算 字段与字段之间的关系

    数据透视表工具---分析---计算---字段、项目和集---计算字段,然后根据需求编辑公式即可

    计算字段注意:在数据透视表中的计算字段,不是按照字段在数据源中现实的数值进行计算的,而是依据行标签分类后求和的值来进行计算的

     

    11.创建计算项

    创建计算项只是创建了一行数据,而不是一个字段,用于项与项之间的关系

    将单元格放置在行或列的标签上---数据透视表工具---分析---计算---计算项

     

    点击列出公式Excel会将计算字段和计算项的所有公式存到一个新的工作表

     12.值显示方式

    值百分比显示:双击字段名---值显示方式---选择百分比方式

    多行值进行百分比显示时:数据透视表工具---分析---活动字段---字段设置---值显示方式

     

     

     累和显示:

     13.切片器

    通俗点讲,切片器就是将筛选条件变成一个个的按钮,按一下改变数据筛选的条件,显示的自然不同

     比如查看华东地区2011和2012年宝马和别克的数据:

     二、高级筛选

    1.高级筛选

    选中数据---数据---排序和筛选---高级

    高级区域筛选最少需要两行,一行标题,一行条件,标题需要与源数据标题一致

     

    2.与关系

    相当于函数中的AND,所有条件必须都满足

     

     

    注意:在与关系下,需要同时满足的条件是要写在同一行的

    或关系

    相当于函数的OR,条件满足其一即可

     

     

    总结:同一行的条件之间是“与”的关系,不同行的条件之间是“或“的关系,所以在筛选时的条件区域选择时不要多往下选空白单元格,空表示对条件没有设置,该字段下所有数据都会满足。

    3.精确筛选与模糊筛选

    注意:高级筛选不区分大小写

    高级筛选在文本型数据中默认模糊筛选

    高级筛选在数值型数据中默认模糊筛选

    对于字母排序而言是按照A~Z的顺序排列的

    对于中文汉字而言是按照汉字首字母的顺序排列的

    精确筛选:

     

    第一个等号代表输入公式、第二个等号代表完全等于刘依,双引号要在英文状态下输入

    不光数值型数据可以使用比较运算符,文本型数据也可以使用

    注意:在文本行数据中 W<W****的,例如:

     

     

    4.通配符

     

     

     

    与、或和通配符的组合应用:

     

    使用表达式的高级筛选

    5.筛选原理:

    每一行数据与所设条件比较,返回比较结果为TRUE的值,隐藏结果为FALSE的值(在使用表达式进行筛选时,其背后存在相对引用的关系)

    此处选择的条件区域为一个表达式,表达式返回的是个逻辑值,高级筛选通过相对引用判断数据返回的逻辑值,True则显示,反之隐藏,条件区域的标题虽然没写,但是选择条件区域的时候必须选上。

    这里的条件区域不可以写在订单日期的标题下:

     

    这样是错误的

    总结:

    1.在用表达式做筛选条件时,条件区域的标题可以为空,也可以不写,但是不允许和数据区域中的标题重名

    2.虽然标题可以为空,但是选择条件区域时也要一并选择

    3.在使用公式表达式进行筛选判断时,引用的数据单元格必须为数据区域中的第一行,且为相对引用

    相对引用与绝对引用在筛选中的使用:

     

    6.查询不重复值(利用高级筛选)

    活动工作表就是现在正在操作的工作表,底边为白色

     

    查询不重复值:

    选择数据---数据---排序和筛选---高级

    条件区域不填,勾选不重复的记录即可

     

    在筛时也可以选择单列的数据进行去重,只需要在高级筛选设置中的列表区域选择对应的列即可

    如果想将去重的记录复制到新的单元格中,需要在新的工作表中进行高级筛选,只不过高级筛选的列表区域引用的是原来工作表的区域而已。

    筛选后保留需要的字段:

    在数据区域选择的时候,一定要将字段名也选择进去。

     

    只需要将复制到的区域选为有标题的区域即可

    筛选顾客评分前三名和后三名的数据:

    解决一个需求的方法有很多种,比如本题可以使用数据透视表,也可以使用高级筛选

    数据透视表方法:

    选中数据区域创建透视表

    设置行列值

     

    在行标签处选择值筛选中的前10项

     

    选择即可

     

    高级筛选方法:即就是用函数(表达式)作为高级筛选的条件而已

     

    高级筛选题:

     

     

    7.高级筛选区分大小写:

    利用EXACT函数进行比较

    数据源示例:

     

     

     

    8.利用高级筛选查找空值数据:

     

    9.利用高级筛选查询出两个表相同的记录或者不用的记录:

    数据源单元格地址展示:

     

     

    筛选两个表中的相同记录只需要把一个表的数据区域作为列表区域,一个表的数据区域作为条件区域即可。

    筛选两表的不同值:

     

    10.筛选第一次或最后一次出现的记录:

     

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