【华为云技术分享】如何让敏捷回顾会议更有效果，这样做就对了

摘要：有些团队践行敏捷一段时间后，感觉回顾会议（Retrospective Meeting）时间太长，动辄2-3个小时，而且会议上走形式，会后无效果，那么如何才能让回顾会议有效果呢？

背景

有些团队践行敏捷一段时间后，感觉回顾会议（Retrospective Meeting）时间太长，动辄2-3个小时，而且会议上走形式，会后无效果，那么如何才能让回顾会议有效果呢？

问题分析

在敏捷十二原则中提到：团队定期地反思如何能提高成效，并依此调整自身的举止表现。所以回顾的目的是为帮助团队定期改善工作，发现障碍和处理问题，从而实现持续改进。回顾想要实现的效果就是持续改进。

回顾会议上走形式，就无法保证改进计划的质量，没有计划后面的环节就都无从谈起。回顾会后没有执行、检查和调整，都会影响到改进的落地，就出现前面提到的会后无效果的情况。综上所述，要想回顾有效果需要具备两方面的条件：

一是可行的改进项，也就是首先要保证改进计划（Plan）的质量；

二是改进的落地执行，包括执行（Do）、检查（Check）和调整（Act）这几个环节。这样才是一个完整的过程，想要有效果就要做好回顾改进的PDCA。

解决措施

结合回顾的过程，我们首先需要通过做好会前和会中部分来保证产生可靠的计划；其次回顾会后要做好计划的执行、检查和调整来保证落地执行的效果。

第一步：做好回顾的会前和会中工作，保证Plan的质量

要保证Plan的质量，就要开好回顾会；开好回顾会，可以从会前和会中两个环节来考虑。

会前可以从数据准备、会议设计和会议公约三个方面来考虑。

1. 会议设计：确定回顾的重点。我们的会议不是大而全，而是小而精，要聚焦，在规定的时间盒内（建议1-1.5小时）产生可行的方案。会议的流程环节设计是为了保证会议按时完成和让会议有好的氛围，让大家都能积极参与。比如会议开始时的签到活动可以让大家聚焦到会议上，ESVP（Exploer,Shopper,Vacationer,Prisoner）的选择可以了解大家的心态；中间数据收集的时候通过事件时间线、表情图可以让团队对迭代情况建立共同背景，通过头脑风暴可以帮助大家发散思维，通过投票排序实现全员参与，共同承诺等等。关于会议的活动方式有很多，团队可以多积累一些。
2. 数据准备：首先要准备迭代内改进情况的度量数据，这是为了回顾的Check和Act做准备的。其次要准备迭代内的度量数据，根据前面确认的回顾重点来准备数据，数据要客观真实。
3. 会议公约：公约制定最关键的要团队共创，而不是领导或者管理者一言堂。让每个人都参与制定，其实是为了形成团队的承诺，这样增加公约的效力。公约的内容是为了保证会议的顺利进行，比如守时，不玩手机，不开小会等，关键还是要团队共创。

会中可以从引导者要求，营造氛围，改进项确定和结束回顾四个方面来参考。

1. 引导者要求：这是很关键的一个角色，引导者的能力会决定会议时间和会议效果。可以是有经验的Scrum Master或者团队成员。在引导的时候注意要中立，不要给出观点，参与讨论，这样会让自己忘了身份，忽视流程和时间的掌控。
2. 营造氛围：会议的氛围影响团队成员的感受，决定他们的参与度和积极性。要营造一个安全的环境，确保团队成员可以放心的说出自己的心里话，不会瞻前顾后、欲言又止。通常参会人建议是团队和Scrum Master，关于管理者和PO或者其他外部人员想要参加，需要看团队的接受度，他们之间是否相互信任。还要营造一个放松的环境，可以准备团队喜爱的零食，还有做好会议设计和选择合适的引导者都会保证好的氛围。
3. 改进项确定：在确定改进项的时候，要团队共同决定，保证全员皆知，形成共识；其次要聚焦，选择可执行的1-2项，不要冒进贪多；最后是改进的目标要SMART(Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound)。
4. 结束回顾：回顾的收尾也很重要。团队可以通过感谢卡的形式相互感谢，或者心流笔记表达感受，让团队成员之间彼此相互了解和感知，这是一个非常好的团队建设时机。还有就是要再次明确会议达成的改进项，并确认负责人，为后续的执行活动做好准备。

第二步：做好回顾会后改进计划的Do、Check和Act，保证改进落地执行的效果

有了高质量的Plan，回顾会后的Do、Check和Act也非常重要，每个环节缺一不可。

Do的过程根据改进内容不同执行方式会有不同，同时在执行过程中增加一些实践，可以提高执行过程的效果。

执行方式按照规则&纪律类、执行类和障碍类三种改进项类型进行阐述。

1. 规则&纪律类：需要Scrum Maser和团队共同反复重申，慢慢形成团队统一的工作习惯和方式。比如工作项状态的及时更新，开会不迟到等。
2. 执行类：需要团队花费时间去执行，所以要放入Backlog。比如团队编码规范的改进，需要制定出统一标准，然后全员展开，并且跟踪检查执行情况。
3. 障碍类：是指对团队冲刺形成阻碍的事情，不需要团队成员花时间去改进，可以放入Scrum Master的管理清单中。比如PO在计划会议前准备好Product Backlog，团队白板申请等，这些Scrum Master要和外部团队去沟通协作，并跟进行动的进展。

执行过程中为了保证效果，可以参考以下几种做法。

1. 可视化改进项：将改进的内容在团队的公共区域展示出来，让团队都清楚当前处在哪些阶段，需要做什么，如何做，注意什么。
2. 设立贡献墙：改进的工作都是迭代任务外的工作，大家关注度可能不同。对改进中积极参与者或者是取得进步大的人要进行公开鼓励，从而去带动大家的积极性，提升改进动力。
3. 预留改进时间：执行类的改进进入Backlog，就需要预估时间，因此要预留出改进的时间。不能既要求团队全力冲刺完成迭代任务，还要求团队额外做好改进，这是不现实的。某项工作完成的好坏取决于成员的能力和意愿两个方面，首先是需要有意愿，才能保证取得好的效果，不能在已经饱和的迭代任务外强加给团队改进工作，那样即使推行了也不会取得好的效果。
4. 结对实施改进：可以参考XP(eXtreme Programming)中的结对编程的做法，结对实施改进。通过设立实施人和监督人，目的是保证改进的准时和高质量的完成。实施这个做法的前提还是要团队同意，一言堂强加不可。

Check是落地执行的总结检查。

1. 可以在执行改进所在的迭代回顾会进行，也可以单独设立改进回顾会。建议在执行改进所在的迭代回顾会，这样可以减少团队会议的频次。会上先对改进回顾，团队可以感受到回顾给团队带来的改变，团队的改进动力和参与度都会得到提升，会让大家对接下来的回顾会有更多的期待，会更有意愿去继续回顾和改进。

Act是对总结检查的结果进行处理。

1. 成功的经验加以肯定，并予以标准化；
2. 失败的教训也要总结，引起重视；
3. 没有解决的问题，在回顾会上团队决定是否提交给下一个PDCA循环中去解决。

所以回顾带来的改进是阶梯式上升。整个PDCA循环不是在同一水平上循环，每循环一次，就解决一部分问题，取得一部分成果，团队就前进一步，水平就提高一步。到了下一次循环，又有了新的目标和内容，更上一层楼。如下图所示。

 

改进是无止境、无终点的，在这个过程中团队会越来越好。最关键是开始的一点点进步。只有让团队看到效果，才会激发参与度和改进动力，让团队坚持去回顾，坚持去改进。敏捷回顾会议对团队非常重要，否则团队就可能在相同的问题上重蹈覆辙。愿我们都能坚持回顾，从一小步开始，不断进步。敏捷路上，你我同行！

参考附录

1、 敏捷原则

2、 Esther Derby. Diana Larsen.敏捷回顾：团队从优秀到卓越之道

3、 Kenneth S. Rubin. Scrum精髓[M].

4、 MBA智库：戴明循环

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