窗体选项中许多不同方法是可用的----在客户端计算机脱机时,填写InfoPath表单。同样的设置页也用于表单库和SharePoint列表InfoPath表单。当在浏览器中填写时,没有脱机设置和功能可以应用到表单。
当表单被脱机填写时,它们被保存到临时地址而不是SharePoint,如文件系统或甚至Microsoft Outlook。在第六章节“发布和提交表单数据”,你了解了提交表单和保存与提交间的区别。当表单需要脱机填写时,表单需要在Filler功能设置中启用“保存和另存为”功能。
脱机设置如下:
1. 如果数据不可用,则允许用户填写此表单。
这个设置参考接收信息的数据连接。如果未选中,如果表单有接收数据的数据连接,并且如果数据未在表单上脱机储存,用户在脱机填写表单时会遇到错误:One or more data sources required to fill out this form cannot be reached.Should InfoPath continue trying to connect to data sources for this form?
2. 存储查询返回的数据,以便在脱机模式下使用。
这个设置参考接收信息的数据连接。默认下,每次抽取数据时,都会脱机保存数据到表单。如果未选中,数据将不在表单中储存。选中时,你可以决定数据过期前在表单中的有效天数。默认下,储存查询永不过期,但是可以改变设置配置某个数字值,这样数据将过期,必须重新抽取。使用这个设置,脱机前,每个用户不得不使用InfoPath Filler填写此表单。这将确保数据储存在表单中。
3. 在表单模板中储存数据拷贝。
数据连接向导呈现一个页面,询问是否在表单模板储存数据拷贝。选中后,无论用户是否有连接到抽取的数据,数据在表单中都可用。
如果用户无法访问SharePoint,如何填写表单呢?如果终端用户之前使用InfoPath Filler填写过表单就简单了。下次InfoPath Filler打开时,程序会记忆最近使用过的表单模板;这些模板在“文件”菜单“新建”选项卡内可用。
表单填写完毕后,需要保存在文件系统而不是提交。当用户再次可以联网时,表单的XML文件可以打开并提交到SharePoint。
Outlook中的脱机表单
Outlook是另一个用来填写脱机表单的工具,甚至有一些内置InfoPath集成。InfoPath文件夹可以在Outlook中创建,不用到SharePoint,在Outlook中可填写表单。注意,使用这个功能,需要安装InfoPath客户端。从“开始”选项卡,点击“新建项目”,选择“其他项目”,点击“选择InfoPath表单”。
弹窗要求你从最近使用InfoPath Filler填写的表单中选择。脱机工作时,你使用表单的保存按钮保存拷贝到Outlook。回到网络时,需要打开表单,点击提交按钮提交到SharePoint。
重要:在“窗体选项”中,E-mail附件节,默认选中“为此表单模板启用InfoPath e-mail表单功能”,如果清空,用户就不能在Outlook中填写表单了。
脱机SharePoint列表表单
使用SharePoint列表时,脱机功能有点不同。需要SharePoint Workspace 2010.这个软件是Microsoft Office2010套件的一部分。
进入使用InfoPath自定义表单的SharePoint列表。在功能区“列表”选项卡点击“同步到SharePoint Workspace”。
小贴士:如果没有安装SharePoint Workspace,这个按钮将被禁用。
当在SharePoint Workspace查看SharePoint列表时,可以使用“新建”按钮在列表中创建项目,无论是否联网。
SharePoint Workspace中脱机表单和其他类型脱机InfoPath表单不同的是,下次电脑联网时,你新建或修改的表单会根据同步设置自动同步到服务器。而其他方法,用户必须打开保存的表单本地拷贝,手动提交到SharePoint,这不是自动的。