Microsoft 365 开发篇：记录保留策略加强信息管理

51CTO博客地址：https://blog.51cto.com/1396817

博客园博客地址：https://www.cnblogs.com/bxapollo

应广大客户的需求，微软在Ignite 2020上发布了信息管理和记录管理的新功能，以帮助客户应对这些业务需求的独特挑战：

• 为Yammer和团队的会议记录创建保留策略
• 按照严格的要求管理法规记录

为Yammer和团队的会议记录创建保留策略：

随着远程办公的广泛应用，团队会议和Yammer社区已经成为公司公告、项目协作等比较常用的交流工具，为了满足大企业的合规要求，微软将把Teams会议记录的存储转移到SharePoint和OneDrive中，利用这些平台上的丰富保留功能来管理记录的保留和删除。

按照严格的要求管理法规记录：

记录的保密性、完整性和可用性是公司治理关键业务信息时必须遵循的重要原则，对于那些需要遵守SEC 17a-4、美国金融业监管局(FINRA)和商品期货交易委员会（CFTC）等法规的机构来说，情况尤其如此。

此前，微软引入Retention Labels来帮助企业客户满足其不可编辑和不可擦除等需求，同时还提供了记录版本控制等功能，以允许信息工作者在未来需要时进行查看，然而金融服务或者政府等高度监管的行业需要的合规要求更为严格，需要确保记录的完整性，微软在Ignite 2020上宣布了监管记录标签（Regulatory Record Labels）公开预览，通过防止元数据的变化、记录移动、记录版本控制以阻止用户和管理员删除标签，进一步增强了不可变性。

当文档内容被标记为一个记录时：

• 允许或者阻止对Items的哪些操作方面进行限制
• 关于Items的其他活动将被记录
• 当这些Items在保留期结束后被删除时，你有处理这些Items的凭据

比较允许或阻止哪些操作的限制：

• 使用下表确定应用Standard Retention Label 和将内容标记为Record或Regulatory Record的Retention Label对内容施加了哪些限制。
• Standard Retention Label具有保留设置和操作，但不将内容标记为记录或规范记录。

如果企业已经应用了Retention Policy，企业合规或者IT的决策者需要了解特定文档或者Items的结束日期的时间，比如对于产品规格文件，5年的保留期是从“生产结束”时间触发开始的，所以我们可以根据实际情况来生成触发Retention Policy的事件，如下图：

要创建此流，需要从SharePoint连接器开始：

1.选择何时创建或修改触发器，指定站点地址和列表名称

2.根据In Production列表列值被设置为No（或条件卡上设置为false）的时间添加一个条件

3.根据内置的HTTP模板添加一个操作，使用下面部分的值配置HTTP操作，你可以从下面的部分复制URI和主体属性的值，并将他们添加到模板中。

• Method：POST
• URI：https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEvent
• Headers:Key=Content-Type, Value= application/atom+xml
• Body：  

<?xml version='1.0' encoding='utf-8' standalone='yes'>
<entry xmlns:d='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices' xmlns:m='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/metadata' xmlns='https://www.w3.org/2005/Atom'>
<category scheme='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/scheme' term='Exchange.ComplianceRetentionEvent'>
<updated>9/9/2017 10:50:00 PM</updated>
<content type='application/xml'>
<m:properties>
<d:Name>Cessation Production @{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}</d:Name>
<d:EventType>Product Cessation<</d:EventType>
<d:SharePointAssetIdQuery>ProductName:"@{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}<d:SharePointAssetIdQuery>
<d:EventDateTime>@{formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')}</d:EventDateTime>
</m:properties>
</content&gt>
</entry>

　相关资料：

• Learning about records management in Microsoft 365
• Create and Configure retention policies
• Automatically apply a retention label to retain or delete content
• Start retention when an event occurs