审批工作流可将保存到列表或库中的文档或项目传送给一组人，以进行审批。默认情况下，审批工作流与文档内容类型相关联，因此它可自动用于文档库。
审批工作流支持包含将文档或项目发送给同事或管理人员进行审批的业务流程。审批工作流可管理和跟踪审批业务流程包含的所有人为任务并在该流程结束后提供该流程的记录，从而使该流程的效率更高。
如果工作流可用，则可以直接从列表或库中的文档或项目中启动审批工作流。要启动工作流，请选择要使用的工作流，然后填写一份指定工作流参与者（审批者）、截止日期及任何相关任务说明的工作流启动表单。工作流启动后，服务器会向所有参与者分配任务。如果对服务器启用了电子邮件通知，则服务器也会向所有参与者发送电子邮件通知。参与者可以单击电子邮件任务通知中的链接来打开要审批的文档或项目。参与者可以选择批准、拒绝或重新分配其审批任务。参与者也可以请求对要审批的文档或项目进行更改。参与者可以选择是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站中还是直接从 2007 Microsoft Office system 中的某些程序内完成其工作流任务。在工作流的进行过程中，工作流的所有者或参与者可以查看"工作流状态"页面，以了解哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流结束，并自动通知工作流所有者该工作流已完成。
默认情况下，审批工作流与文档内容类型相关联，因此它可自动用于文档库。文档库的默认审批工作流是一种串行工作流，在该工作流中一次只能向一个参与者分配任务。默认情况下，审批工作流的版本还与发布网站中的页面库相关联，并且该工作流可以用于管理对网页发布的审批流程。您可以对这些预关联版本的审批工作流进行自定义以满足您组织的需求，也可以向列表、库或内容类型添加全新版权的审核工作流。
在使用工作流之前，必须先将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。您必须具有"管理列表"权限才能向列表、库或内容类型添加工作流。在大多数情况下，网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。
网站内工作流的可用性因工作流的添加位置而异：
- 如果将工作流直接添加到列表或库中，则该工作流仅适用于该列表或库中的项。
- 如果将工作流添加到列表内容类型（添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例）中，则该工作流仅适用于与该内容类型相关的特定列表或库中该内容类型的项。
- 如果将工作流添加到网站内容类型中，则该工作流适用于该网站内容类型的实例添加到的每个列表和库中该内容类型的所有项。如果您希望工作流在网站集中的列表或库中广泛适用于特定内容类型的项，则得到此结果的最有效方法是将该工作流直接添加到网站内容类型中。
如果您要向列表、库或内容类型添加审批工作流，或者如果您要更改已经与列表、库或内容类型相关联的审批工作流，则可以按照相同的步骤操作。
要打开您要为其添加或更改工作流的列表、库或内容类型的"添加工作流"页或"更改工作流"页，请执行下列操作之一：
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对于列表或库：
- 打开要为其添加或更改工作流的列表或库。
- 在"设置"菜单
上，单击"列表设置"，或者单击要打开的库的类型设置。
例如，在文档库中单击"文档库设置"。
- 在"权限和管理"下，单击"工作流设置"。
- 对于列表内容类型：
- 打开包含您要为其添加或更改工作流的列表内容类型的实例的列表或库。
- 在"设置"菜单
上，单击"列表设置"，或者单击要打开的库的类型设置。
例如，在文档库中单击"文档库设置"。
- 在"内容类型"下，单击内容类型的名称。
注释 如果列表或库没有设置为允许多个内容类型，则"内容类型"部分不会显示在该列表或库的"自定义"页上。
- 在"设置"下，单击"工作流设置"。
- 对于网站内容类型：
- 在网站集的主页上，在"网站操作"菜单
上，指向"网站设置"，然后单击"修改所有网站设置"。 - 在"库"下，单击"网站内容类型"。
- 单击您要为其添加或更改工作流的网站内容类型的名称，然后单击"工作流设置"。
注释 如果已将工作流添加到此列表、库或内容类型中，则本步骤会直接让您进入"更改工作流设置"页，并且需要单击"添加工作流"才能转到"添加工作流"页。如果没有将工作流添加到此列表、库或内容类型中，则本步骤会让您直接进入"添加工作流"页。
- 在"更改工作流设置"页面上，单击"添加工作流"，或者单击要更改其设置的工作流名称。
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请执行下列操作之一：
- 如果要添加工作流，请在"添加工作流"页面上的"工作流"部分中，单击"审批"工作流模板。
- 如果要更改工作流的设置，请在"更改工作流"页面上，依照下列步骤来更改想要更改的设置。
- 在"名称"部分中，为工作流键入一个唯一的名称。
在"任务列表"部分中，指定要用于此工作流的任务列表。
注释
- 您可以使用默认"任务"列表，也可以创建一个新列表。如果使用默认"任务"列表，则工作流参与者通过使用"任务"列表的"我的任务"视图将能够方便地找到并查看其工作流任务。
- 如果此工作流的任务会泄露您要与常规"任务"列表分开的敏感或机密数据，则应该创建一个新的任务列表。
- 如果您的组织将拥有许多工作流或者工作流将包含许多任务，则应该创建一个新的任务列表。在此实例中，您可能需要为每个工作流都创建任务列表。
- 在"历史记录列表"部分中，选择要用于此工作流的历史记录列表。历史记录列表显示在每个工作流实例期间发生的所有事件。
注释 您可以使用默认的"历史记录"列表，也可以创建新的列表。如果您的组织将拥有许多工作流，则您可能需要为每个工作流都创建单独的历史记录列表。
- 在"启动选项"部分中，指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。
如果您想要使用此审批工作流来管理对库的内容审批，请选中"启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本"复选框。有关使用工作流来管理内容审批的详细信息，请参阅使用工作流来管理对库的内容审批。
注释
- 如果您选定的工作流模板不支持特定选项，则这些特定选项可能不可用。
- 仅当启用库的主要和次要版本控制支持并且您选定的工作流模板可以用于内容审批时，"启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本"选项才可用。
- 如果要将此工作流添加到网站内容类型，请在"更新列表和网站内容类型"部分中指定是否要将此工作流添加到从该内容类型继承的所有内容类型。
注释 只有对于网站内容类型，才会在"添加工作流"页面中显示"更新列表和网站内容类型"部分。
- 单击"下一步"。
- 在"自定义工作流"页面上，指定要用于任务传送方式、默认的工作流起始值、工作流完成方式以及工作流成功完成后所采取操作的选项。
选择下列任意部分中的选项。您并不需要在每一部分中都指定选项：
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目的 |
要执行的操作 |
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同时向所有参与者分配任务（并行工作流） |
选择"同时所有参与者(并行)"按钮。 |
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一次只向一个参与者分配任务（串行工作流） 如果使工作流成为串行工作流，则前一个参与者必须完成任务，后面的参与者才会收到任务。 |
选择"一次一个参与者(串行)"按钮。 |
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允许工作流参与者将其任务重新分配给其他人 |
选中"将任务重新分配给其他人"复选框。 |
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允许工作流参与者在完成任务之前请求对要审批的文档或项目进行更改 |
选中"在完成任务前请求更改"复选框。 |
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目的 |
要执行的操作 |
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为此工作流的所有实例指定一个默认的参与者列表 |
键入您希望在启动此工作流时的参与者的姓名，或者单击"审批者"从目录服务中选择个人和组。 注释 如果您已将此工作流设置为串行工作流，请按照所需的任务分配顺序来添加工作流参与者的姓名。 |
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向组分配单项任务 |
选中"向输入的每个组分配单项任务(不要扩展组)"复选框。 如果您计划指定组为工作流参与者，并且只想要向该组分配一项任务而不是为每个组成员分配单独的任务，请选择此选项。 |
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允许工作流的启动者更改或添加参与者 |
选中"允许在启动此工作流时对参与者列表进行更改"复选框。 默认情况下，此选项是选中的。如果您要阻止工作流的启动者更改或添加参与者，请清除此复选框。 |
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指定随每项任务一起出现的默认消息 |
在文本框中键入消息或说明。 |
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指定并行工作流的截止日期 |
在"任务截止日期(并行)"下，键入或选择一个日期。 |
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指定串行工作流参与者必须完成工作流任务的时间 |
在"给每人以下时间量来完成其任务(串行)"下，键入一个数字，然后选择"天"或"周"作为时间增量。 |
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指定在启动工作流时应收到通知（而不是任务分配）的人员列表 |
在"通知其他人"下，键入要通知的人员姓名，或者单击"抄送"从目录服务中选择个人和组。 |
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目的 |
要执行的操作 |
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指定当特定数量的参与者完成其任务时表示并行工作流已完成 |
选中"完成以下数量的任务"复选框，然后键入一个数字。 注释 如果您的工作流是一个串行工作流，则此选项不可用。 |
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指定当文档或项目被拒绝时表示工作流已完成 |
选中"文档被拒绝"复选框。 |
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指定当文档或项目被更改时表示工作流已完成 |
选中"文档被更改"复选框。 |
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目的 |
要执行的操作 |
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在工作流完成后更新文档或项目的审批状态 |
选中"更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)"复选框。 注释
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- 单击"确定"。
您可以手动从保存文档或项目的列表或库中对该文档或项目启动审批工作流。在启动工作流时可用的选项可能会有所不同，具体取决于向项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式。您必须至少具有"编辑项目"权限才能启动工作流。某些工作流可能需要您同时具有"管理列表"权限才能对文档或项目启动工作流。
注释 如果您要确保在启动工作流后工作流参与者可收到电子邮件通知并提醒其工作流任务，请向您的服务器管理员咨询，以确认已经为您的网站启用了电子邮件。
- 如果列表或库尚未打开，请在"快速启动"上单击相应的名称。
如果列表或库的名称未显示，请单击"查看所有网站内容"，然后单击列表或库的名称。
- 指向要为其启动工作流的文档或项目的名称，单击出现的箭头，然后单击"工作流"。
- 在"开始新工作流"下，单击要启动的审批工作流的名称。
- 在"审批者"行上键入希望其审批文档或项目的人员姓名，或者单击"审批者"从目录服务中选择个人和组。
注释 如果您的工作流是串行工作流，请按照所需的任务分配顺序来键入或选择工作流参与者的姓名。
- 如果要将组作为工作流参与者，并且只想要向该组分配一项任务通知而不是为每个组成员分配单独的任务通知，请选中"向每个输入的组分配一项任务(不展开组)"复选框。
- 如果要包括消息或特定任务说明，请在"键入消息以包括在您的请求中"下的文本框中键入此信息。
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要指定任务的完成时间，请在"截止日期"下执行下列操作之一：
- 对于串行工作流，请键入一个数字，然后选择"天"或"周"作为时间增量。
- 对于并行工作流，请在"任务截止日期"下键入或选择一个日期。
- 如果您希望其他人在启动工作流时能够收到通知（而不是任务分配），请在"抄送"行中键入其姓名，或者单击"抄送"从目录服务中选择个人和组。
- 单击"开始"。
审批工作流中的参与者可以从项目或文档所在的列表或库中或者直接在 2007 Office 版本 中的某些程序中完成其工作流任务。有关如何在客户端程序中完成工作流任务的信息，请参阅该程序的"帮助"。
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在服务器上完成审核工作流任务
- 转到网站的"任务"列表，然后选择"查看"菜单上的"我的任务"，以找到您的工作流任务。
注释 如果工作流没有使用默认的"任务"列表，那么您的工作流任务可能不会出现在"任务"列表中。要找到您的工作流任务，请打开保存工作流项目的列表或库。指向所需的项目，单击出现的箭头，然后单击"工作流"。在"工作流状态"页面上的"正在运行的工作流"下，单击您参与的工作流的名称。在"任务"下，找到您的工作流任务。
- 指向要完成的任务名称，单击出现的箭头，然后单击"编辑项目"。
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请执行下列操作之一：
- 要批准项目，请在提供的文本框中键入要发送给工作流所有者的任何注释，然后单击"批准"。
- 要拒绝项目，请在提供的文本框中键入要发送给工作流所有者的任何注释，然后单击"拒绝"。
- 要将审批任务重新分配给其他人，请单击"重新分配任务"，指定要向其分配任务的人，然后单击"发送"。
- 要请求对要审批的项目进行更改，请单击"请求更改"，指定要向其分配更改请求的人，提供有关所请求更改的信息，然后单击"发送"。
注释 根据向此项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式，重新分配任务或请求更改的选项可能会不可用。