使用 SharePoint Designer +infopath创建自定义审批工作流

使用 SharePoint Designer +infopath创建自定义审批工作流

说明：利用infopath 和designer设计工作流表单，主要是要注意表单的数据源与moss的关联问题，在设计好infopath的表单上的域之后，当我们发布到moss表单库的时候，infopath的域与moss作了交互，数据关联。当使用spd定义工作流时，我们就可以通过moss列表或者文档库的item去定义工作流了.

利用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007，您可以创建可附加到 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的任何 SharePoint 列表的无代码工作流。这些工作流可以在添加或更改列表项时自动启动，并且可以包含关联操作的条件逻辑。

Office SharePoint Designer 2007 工作流可以分析列表项数据，然后再相应地分配任务。例如，在零用金报销单方案中，如果报销单总额超过特定金额，则可能需要得到副总裁 (VP) 的批准。使用 Office SharePoint Designer 2007 创建的工作流可以评估"总计"域，然后再向相应的审批者发送电子邮件或分配 SharePoint 任务。

参考资料http://msdn.microsoft.com/zh-cn/library/cc627286(office.12).aspx

1. 背景介绍

对于此方案，可使用 Microsoft Office InfoPath 2007 附带的零用金报销单示例模板，并进行一些修改以捕获 VP 和报销单状态信息。然后，在将表单模板发布到 SharePoint 文档库后，创建一个 Office SharePoint Designer 2007 工作流，以根据零用金报销单总额向员工经理或 VP 发送电子邮件通知。

1. 设计并配置infopath表单

1. 添加节点以捕获 VP 信息

在 InfoPath 设计器中启动零用金报销单示例模板，然后添加用来捕获员工的 VP 信息的节点。

将 VP 节点添加到表单的数据源并将控件绑定到这些节点

1. 在"设计任务"任务窗格中，单击"数据源"。
2. 在"数据源"任务窗格中，右键单击"expenseReport"根节点，然后单击"添加"。
3. 在"添加域或组"对话框的"名称"框中，键入"VPName"，然后单击"确定"。
4. 重复上述两个步骤以添加"VPEmail"节点。
5. 在表单视图中，将光标置于"经理信息"表格下方，单击"表格"，单击"插入"，然后单击"布局表格"，并添加一个结构类似于"经理信息"表格的布局表格。相应地调整该布局表格中的格式。
6. 从"数据源"任务窗格中，分别将"VPName"和"VPEmail"节点拖到"副总裁信息"表格，这会自动将文本框绑定到这些节点。相应地调整该布局表格中的标签。（只需要拖动就可以对应）

1. 添加节点以捕获状态信息

您必须向审批者所用的表单模板中添加批准/拒绝机制。在高级方案中，您可以将"批准"和"拒绝"按钮控件添加到表单视图中，用来更新状态并随后提交表单数据。对于这个简单的方案，您只需将状态节点添加到数据源，然后再将一个下拉列表框绑定到该节点。

1. 将状态节点添加到表单的数据源并将控件绑定到该节点
   1. 在"数据源"任务窗格中，右键单击"expenseReport"根节点，然后单击"添加"。
   2. 在"添加域或组"对话框的"名称"框中，键入"status"，然后单击"确定"。
   3. 在表单视图的顶部向布局表格中添加一行，并将光标置于该行中。
   4. 在"数据源"任务窗格中，右键单击"status"节点，然后单击"下拉列表框"。相应地调整该布局表格中的格式。
   5. 双击表单视图中的"状态"下拉列表框。
   6. 在"下拉列表框属性"对话框中，单击"添加"。
   7. 在"添加选项"对话框的"值"框中，键入已批准，然后单击"确定"。
   8. 重复上述两个步骤以添加"已拒绝"选项。
   9. 在"下拉列表框属性"对话框中，单击"确定"。

      注意：

      对于这个简单的方案，表单发起者可以确定零用金报销单的状态。在同一方案的更高级版本中，您可以向表单模板中添加条件格式，以便对新表单禁用"状态"下拉列表框。

将表单域提升为 SharePoint 列

对于要在 Office SharePoint Designer 2007 工作流条件和操作中使用的表单域，必须将它们提升为 SharePoint 列。您可以在"表单选项"对话框或 InfoPath 发布向导中指定提升的域。(注意：这里提升域可以在spd内找到域元素进行工作流设置)

1. 指定提升的域
   1. 单击"工具"，然后单击"表单选项"。
   2. 在"表单选项"对话框中，单击"属性提升"类别。
   3. 单击"添加"。
   4. 在"选择域或组"对话框中，展开"manager"组，单击"managerEmailAddress"节点，根据需要重命名"列名称"，然后单击"确定"。
   5. 对"VPEmail"、"total"（"items"组）和"name"（"employee"组）节点重复上述两个步骤。
   6. 在"表单选项"对话框中，单击"确定"。
   7. 将表单模板保存在本地。

添加副总裁和状态节点并指定某些提升的域后，可使用 InfoPath 发布向导将表单模板直接发布到文档库。

注意：

在使用向导之前，可能需要添加一个数据连接，以便让用户将表单文件提交到表单要向其中发布表单的文档库中。单击"工具"，然后单击"数据连接"以打开"数据连接"对话框。添加提交数据连接后，可通过单击"工具"然后单击"提交选项"来更新模板的提交选项。

1. 将表单模板发布到 SharePoint 文档库
   1. 单击"文件"，然后单击"发布"。
   2. 在向导的第一页上，单击"具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器"，然后单击"下一步"。
   3. 在下一页上，键入 SharePoint 网站的 URL，然后单击"下一步"。
   4. 在下一页上，单击"下一步"。
   5. 在下一页上，单击"新建文档库"，然后单击"下一步"。
   6. 在下一页上，键入新文档库的名称，然后单击"下一步"。
   7. 在下一页上，单击"下一步"。
   8. 在下一页上，单击"发布"。
   9. 在最后一页上，单击"关闭"。
2. 定义新工作流

将表单模板发布到文档库后，可以使用 Office SharePoint Designer 2007 定义一个附加到该文档库的工作流。在工作流设计器中，可以选择相应的选项以自动或手动启动工作流。对于此方案，在新建项目时已自动启动工作流。

1. 为零用金报销单文档库定义一个新工作流
   1. 启动 Office SharePoint Designer 2007。
   2. 单击"文件"，然后单击"打开网站"。
   3. 在"打开网站"对话框的"网站名称"框中，键入零用金报销单文档库所在网站的 URL，然后单击"打开"。
   4. 单击"文件"，单击"新建"，然后单击"工作流"。
   5. 在工作流设计器中，在"指定此工作流的名称"框中键入工作流的名称。
   6. 单击"此工作流应附加到哪个 SharePoint 列表"列表，然后单击零用金报销单列表选项。
   7. 清除"允许从项目中手动启动此工作流"复选框。
   8. 选中"新建项目时自动启动此工作流"复选框。
2. 指定条件逻辑

在工作流设计器中，为工作流中的每个步骤指定条件和操作。这些步骤将按顺序进行处理。在每个步骤内，其分支也会按顺序进行处理。条件分支计算结果为"true"时，该步骤中的处理过程将会停止。此方案中只有一个步骤，该步骤包含两个分支：一个针对员工经理，另一个针对副总裁。

1. 将条件逻辑添加到工作流
   1. 在工作流设计器中，单击"下一步"。
   2. 单击"条件"，然后单击"比较零用金域"。
   3. 单击"域"链接，然后单击"报销单总计"。
   4. 单击"等于"链接，然后单击"小于"。
   5. 单击"值"链接，然后键入 5000。
   6. 单击"操作"，然后单击"发送电子邮件"。

注意：

如果"操作"列表中未显示"发送电子邮件"选项，请单击"其他操作"从"工作流操作"对话框中添加该选项。

1. 单击"此电子邮件"链接。
2. 在"定义电子邮件"对话框中，单击"收件人"框右侧的查找图标。
3. 在"选择用户"对话框中，双击"工作流查找"。
4. 在"定义工作流查找"对话框中，单击"域"列表，单击"经理的电子邮件地址"，然后单击"确定"。
5. 在"选择用户"对话框中，单击"确定"。
6. 在"主题"框中，键入一个主题。
7. 对于邮件正文，请结合使用静态文本和"在正文中添加查找"按钮来创建动态邮件。
   
8. 在"定义电子邮件"对话框中，单击"确定"。
9. 单击"添加'Else If'条件分支"链接。
10. 添加在报销单总额大于或等于 5,000 美元时向员工的副总裁发送电子邮件的逻辑。
11. 在工作流设计器中，单击"完成"。