当前我公司在工作任务分配、进度跟踪方面存在的一个严重问题是：上级下达任务给下面的员工后，下面的员工消极被动的接受任务然后展开工作，在工作过程中，上级会经常询问下级的进展情况，并在任务延期的时候频繁催促，这样的结果是，上级疲于跟进任务细节进展，下级也容易产生抵触情绪而丧失积极主动性，从而，下级不会主动向上级汇报工作进展状况，更严重的是，工作中出现问题或意外情况时，也没有主动上报的意识，导致上级不能及时地了解必要的信息而因此可能做出错误的判断。
我们现在的状况可如下图表示：
上图只有从上至下的单向传递，缺少了必要的反馈线路。建议在进度跟踪方面采用汇报反馈的机制，如下图所示：
采用改进后的工作进展汇报机制，不仅可以调动下级的积极主动性和增强他们的责任感，而且可以让上级将更多的精力花费在更有价值的事情上。工作汇报机制要注意以下两点：
（1） 积极主动地向上级汇报最新的工作进展情况。
（2） 如果任务将延期，下级应尽可能地提前将情况告诉上级（如至少提前一天），以便上级能及时调整方案。
（3） 工作中出现任何意外情况，应第一时间上报给上级。
这三点应成为所有员工在工作中的的习惯。如有违背上述事项的情况发生，将对责任人采取相应的严肃处理。
除上述注意事项外，在具体实施过程中，可配合采用如下方案：
（1） 每周六下午5点（我们是每周工作六天），召集各项目负责人、组长总结本周的工作，并一起制定下周工作内容的重点，制定周计划。会议最长时间为40分钟。
（2） 每周一上午9点半召开周会，全体职员参加，总结上周的工作情况，并让大家了解本周的工作重点。会议最长时间为30分钟。会议结束后，各项目负责人、组长在组内讨论本组各成员在本周的主要工作内容，并制定每个组员的周计划。
（3） 每周一、二、三、四、五，下午5点30分，各项目负责人、组长参加汇报会议，汇报本小组的工作进展情况，并讨论安排第二天的工作任务。会议最长时间为20分钟。
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