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  • 吐槽:让Email引领你的高效工作(上半场)

    主题:

      以GTD为指导思想,通过Google日历进行个人管理.

    GTD:

      GettingThings Done,来源于David Allen 戴维 艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译为《尽管去做:无压工作的艺术》

       先贤说“好记性不如烂笔头”。GTD的核心思想:把萦绕在头脑中的事情全部清理出来,通过一个优秀的处理系统进行组织和管理。

    总结起来只有两点:

        1、清空你大脑的内存。

        2、把任何事物和项目具体成行动。 

    吐槽: 上述文字听起来有些有些唬人的感觉,事实上,并没有你想想的那样难。比如:英文Getting Things Done翻译过来就是“事情被做完”。由not do/do(没有做/正在做) 变为 done(做完)。

        总结中的第一点是“清空大脑的内存”,就是让你的大脑不再想,不再想“我还有那些事情要做?”比如:我的空间是不是有人评论了?有没有什么有趣的新闻?想吃KFC的。不再想“正在做的事情什么时候才能完成呢?”比如:VB陈伟视频怎么这么多?什么时候才能看完呢?

        总结中的第二点:“把任何事物和项目具体成行动”的意思是,用一张纸记录下来你还有那些事情等待去做。比如:1VB陈伟视频;2、看博客,回复评论;3、写邮件-SB英语学习;4、更新今目标中的学习进度;……列出了所有没有完成的事件以后,给每一件事情设定一个特定的时间去完成就可以了。就像是中午睡觉之前,告诉小白“1点半的时候,叫我起床啊,下午上课我可不想迟到被罚站”。你只要睡觉就可以了,什么都不用想,到时候小白就会叫你了。 

     

    Google日历

      不要盲目地认为大脑可以记录下一切,事实上我们太高估自己的能力,尤其是一些突如其来的想法。那么,如何不遗漏并且高效地做好每一件事呢?一个日程表,一个事项提醒是非常必要的! 

    吐槽: 上述文字可以总结为:Google作为日程表,具有事项提醒的功能。

      很多人都在使用日程表的功能,比如我们的课程表,可以告诉我们几点开始上课?几点开始下课?而事项提醒的功用用的就更多了。比如:中午睡觉的时候,被闹钟吵醒了,闹钟算不算是提醒?上专业课的时候,不小心睡着了,被同桌推了一下“下课了,该吃饭了”,算不算是提醒?前几天爸妈来电话说“10号就过年了,几号放假?”电话算不算是提醒?生活中的提醒比比皆是,只是我们忽略了而已。

    一 计划 

    吐槽:首先来讲一下什么叫做“计划”,百度中解释“计划”的特点是具有针对性和预见性。生活中有一个典型的反面教材被称作是“富,富不过30天;穷,穷不过一个月”的月光族。“理财”就是“计划”的一种特殊形式。同样,生活中的我们,不也是如此没有计划的消费着我们的时间吗?俗话说“一寸光阴一寸金”,这样子算的话,浪费时间的我们岂不是更加罪大恶极了吗?

    步骤:

      1、收集:

      清空大脑,记录下所有将要做的工作。 

    吐槽:不要觉得很难,“清空大脑,记录下所有将要做的工作”的意思很简单的。比如上次回家,妈妈看见我很开心“宝贝闺女,想吃点什么呀?妈给你买去!”我想了想说“妈,我想吃油闷大虾、红烧肉、麻辣火锅鸡、涮羊肉、肥牛、过桥米线、KFC,还想吃鲜的枣、鸭梨、开心果……”说了这么多,妈妈记不住呀,只能列了一张单子。1……2……3……这张单子就是“收集”。 

      2、整理:

      问:现在可以行动? 

    吐槽:单子中的吃的那么多,我总不能一次性都吃了吧?先别说吃不了这么多,就算吃了,肚子也受不了呀!想一想我能吃到什么呢?现在是冬天,没有鲜枣,只能从单子中舍去。像我们这样的小城镇里,哪有吃KFC的硬件条件,没办法也只能舍去了。单子中剩下的“油闷大虾、红烧肉、麻辣火锅鸡、涮羊肉、肥牛、过桥米线、鸭梨、开心果……”就是“整理”后的结果。 

      3、组织 

    吐槽:后来想了一下,我只能在家里呆两天,最多只能吃4中主食,对吧?所以,再组织一下。今天中午:麻辣火锅鸡;今天晚上:油闷大虾;明天中午:涮羊肉;明天晚上:过桥米线;后天9点半返校的火车……给每一样事物制定一个期限;这就是“组织”后的结果。 

    辨别:重要不紧急事项(提前做) 

     

    计算机生成了可选文字: 重要不紧急(制定工作计划)重要紧急(马上做)不重要不紧急(对它说不)紧急不重要(委托)

     

      

    紧急重要的事情(要马上做):

    比如老板临时通知要开会,你不去的话,肯定就要被炒鱿鱼了;再比如说:火车9:37开车,你必须提前检票进站,火车可不会因为你而违背了国家的规定,再比如说你们家的屋子着火了,你总不是继续打你的游戏,而不去救火吧?

    重要不紧急(制定工作计划):

    比如说:VB陈伟的视频一共50集,平均每天看2集,以此类推,一个月的时间差不多就看完了。而且也不会有什么压力。否则你的话,你总是在想,VB讲的是什么玩意呀?!怎么这么多!什么时候能看完呢!

    紧急不重要(委托):

    比如:你现在正在老板的办公室,快递公司给你来电话了“喂?您好!请问是***吗?您的快递到了,请麻烦到***签收一下!”要知道,快递的话,今天你不去接,明天也可以去拿。但是,如果你因为拿私人的包裹,而被老板开除的话,显得有些……。这时候,你可以给你的同事打电话,“喂?是小白吗?我的快递到了,在***,麻烦帮我签收一下吧?我现在有重要的事情,脱不开身的。”

    不重要不紧急(对它说不):

    比如说你的工作的时候,突然很想吃KFC了。但是,手头重要是事情还没有完成,而且老板可能随时抽查考勤。那么,你就要斟酌一下:其实,公司的午餐还不错(最主要的是不用花钱),那就剩下KFC的钱吧,毕竟房贷还没有还清的呢。认真工作,才是最重要的。 

     

    提醒方式:

    邮件:提前12-18h特点:不具有实时性,一般非重要紧急事项用邮件推送。

    SMS:一般提前30min特点:具有实时性。SMS是一种存储转发服务,始终通过SMS中心进行转发。

    桌面:一般提前5-10min特点:当你确保工作时经常守在电脑旁边时,可以选择此项提醒方式。

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